En este post te iniciaremos en el módulo de SAP de compras, llamado SAP MM, y te explicaremos a grandes rasgos en qué consiste.
Si quieres convertirte en consultor SAP de Compras (SAP MM) puedes consultar estos cursos online. La mejor manera de iniciarse en SAP es mediante un curso y una certificación en el área que te sea más común. Este curso es online tutorizado, con prácticas y acceso a un sistema real de la última versión de SAP S/4HANA:
Curso de Compras MM en SAP S/4HANA
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Al final del post indicamos varios libros de SAP MM (compras, stocks, inventarios,…) para profundizar más en el módulo, a un nivel de consultor funcional, y dando indicaciones de funcionalidades y customizing del sistema.
Índice de Contenidos
¿Qué es SAP MM?
El software SAP cuenta con una serie de aplicaciones que son conocidas como “módulos”. Cada módulo se conoce por las funciones que realiza, según las siglas en inglés. Es por eso que cuando se usa el término SAP MM se refiere a un módulo de este programa. La definición de “MM” en inglés es “Materials Management”, que traducido al español sería “Gestión de Materiales”.
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Este módulo del SAP abarca una de las áreas más importantes de una compañía: el control de materiales. Una empresa necesita saber con qué inventario cuenta, qué costos representan y cuánto beneficio puede obtener con estos. Ese es el objetivo del módulo, establecer una relación completa desde la necesidad de un material hasta la adquisición y gestión de pago. ¿Cómo lo hace?
Actúa como una columna fundamental en el área de logística. Cuando el campo de producción necesita materiales para el proceso, el módulo permite enviar una notificación para confirmar el inventario. En caso de no tenerse el material, se activa la solicitud hacia el área de compras. Allí se establecen las condiciones para colocar una orden de compras y finaliza con el traslado a Finanzas para su pago.
Todos los módulos cuentan con submódulos que se conocen como transacciones. Estas son las que permiten la separación de todas las funciones dentro del área. En SAP MM sus funciones abarcan el stock de materiales, el control del inventario, las solicitudes de materiales, compras y revisión de facturas. Para realizarlas, se llevan a cabo varias transacciones dentro del sistema.
¿Cómo funciona SAP MM?
Es importante conocer cada una de las actividades que están debajo del módulo para comprender sus conexiones. En algunas compañías separan las actividades para que las atiendan en diferentes departamentos. Las tareas que se encuentran, se distribuyen en las siguientes formas:
La preparación de los datos maestros
El fundamento del módulo MM se encuentra en los datos maestros o en la base de datos. En este campo se encuentran dos tipos de datos maestros que deben estar actualizados. Estos son los datos maestros de materiales y de proveedores.
En el primer caso, los materiales deben estar definidos y agrupados según sus características. Cuando se registran en el sistema reciben un código que los identifica en base a la categoría que recibe. Mantener esta base de datos actualizada es lo que permite tener un buen control del stock de almacén. Con ellos, el sistema puede suministrar información precisa y sin errores.
En el segundo caso, tener una base de datos completa de los proveedores contribuye a ahorrar tiempo. Eso facilita la tarea de preparar una solicitud de cotización, así como, la asignación de órdenes de compras. Al ser proveedores aprobados y calificados, el mecanismo de trabajo en el módulo MM se hace más sencillo.
La planificación y las solicitudes de materiales
El SAP MM favorece mucho la buena planificación en cualquier proyecto. Como los materiales son uno de los principales factores influyentes en las actividades, aquí se pueden controlar. Mediante algunas transacciones se establece la planificación del trabajo a realizar y los materiales que se necesitan.
Esta transacción aprobada envía una notificación al stock de almacén y establece el apartado de los materiales. Eso permite aliviar la inquietud de no tenerlos a tiempo.
Ahora bien, en caso de no tenerse suficiente stock para responder a la demanda, se envía la solicitud de compra. Esto se hace mediante otra transacción que, utilizando la base de datos de materiales, ahora coloca una petición de la necesidad. Así es como se da paso a la compra de los materiales que disminuyen en el stock.
El control del inventario
Además de las virtudes que presenta el módulo MM, también existe una bondad que mantiene el control del inventario. Con la base de datos que se genera se deben establecer las cantidades mínimas y máximas necesarias por cada material. Este es un aspecto clave porque es el mismo sistema quien da la alerta cuando surge una necesidad. Aunque el técnico encargado de este dominio puede hacerlo, solo tiene que revisar los reportes generados.
Desde este mismo punto se colocan las solicitudes de materiales para restablecer el inventario. Es por eso que se puede tener un control adecuado para evitar inconvenientes y retrasos en los procesos. De igual forma, facilita el manejo del inventario físico, presentando reportes completos y bien adaptados.
El manejo de las compras
Las compras también desempeñan un papel importante dentro del módulo MM. ¿Por qué resultan un proceso fácil en este campo? Porque el trabajo se realiza según la base de datos existente. Los materiales y servicios que se deben adquirir ya están registrados en los datos maestros. De igual manera, se tienen los datos de los proveedores de estos. Siendo así, resulta mucho más fácil el poder asignar una orden de compra con respuesta en menor tiempo.
¿Con qué otros módulos se integra el SAP MM?
Cuando se conoce mejor el funcionamiento del SAP MM se entiende que no funciona solo en el sistema. Es una parte clave del software para establecer una logística adecuada, fácil de controlar y con buenos resultados. Sin embargo, es solo uno de los módulos que se involucran en el proceso administrativo de una compañía.
De hecho, se puede decir que se integra con todos los demás módulos del sistema. Entre estos, están: PP que es la planificación de producción; SD que abarca ventas y distribución; PM involucra el mantenimiento de planta; FI que son las Finanzas. Además, va de la mano con CO, que son los controles y HM como la parte de Recursos humanos. Por esto, se puede decir que es un programa muy completo en sus funciones.
¿Por qué utilizar SAP MM?
Luego de examinar diferentes bondades que presenta este módulo de SAP, se deja ver como un excelente programa. Quienes quieren tener de su lado una herramienta que facilite las labores y reduzca el tiempo, ya la tiene.
El SAP MM contribuye a llevar una buena logística que favorezca el desarrollo de las actividades diarias. Es por eso que bien vale la pena obtenerlo y aprender todas sus funciones para disfrutar de una buena inversión.
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