Administración de Inventario

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El sistema SAP permite la Administración de Inventario eficazmente para ello explicamos cómo hacerlo fácil y rápido.

Administración de Inventario

El inventario es uno de los activos principales de empresas comerciales e industriales, ya que generalmente la comercialización del inventario es la fuente principal de sus ingresos.

Contablemente una definición de inventario es la siguiente: Relación detallada de las existencias físicas de materiales o mercancías indicando su valor monetario, las cuales posee una empresa (sea persona física o jurídica) a determinada fecha.

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Generalmente la ubicación del inventario es dentro un almacén o varios almacenes dependiendo la cantidad de material o el control que mejor se adapte a cada empresa en particular, así mismo, si se tienen materiales en consignación es preferible separar estos de los materiales propios de la empresa.

El sistema SAP permite asignarles números a los almacenes y soporta estructuras complejas para la gestión de estos. Además de los almacenes tenemos el stock que es el término logístico para referirnos al inventario y que es muy usado en SAP.

Las formas de administrar los stocks:

Gestión de stocks por cantidad

Todas las transacciones que involucran una afectación en el stock se registran en tiempo real, al igual que las actualizaciones del stock que provocan estas afectaciones. Por tanto, en cualquier momento se puede tener una visión global del estado actual del stock para cualquier material. Esto incluye los stocks que, por ejemplo:

• Se localizan en el almacén.
• Se han pedido, pero aún no se han recibido, mejor conocidos como stock en tránsito.
• Se localizan en el almacén, sin embargo, se han reservado para la producción o para un cliente.
• Están en control de calidad.

Si para un material se necesita una subdivisión por lotes, es factible dividir por lotes. Estos lotes se administran particularmente en el stock.

Stocks especiales

Comprende los stocks que necesitan un tratamiento independiente del stock estándar. Los stocks especiales pueden ser propios de la empresa o bien externos.

Stocks por valor

Los stocks no se administran solamente de acuerdo con la cantidad, sino también, según el valor. El sistema actualiza automáticamente los siguientes datos cada vez que se produce un movimiento de mercancías:

• Cantidad y valor para la administración de stocks
• Imputación para la contabilidad de costes
• Cuentas de mayor para la contabilidad financiera por medio de la imputación automática

El área de valoración es el nivel de organización en el que se administra el valor de un stock de material. El área de valoración puede afectar ya sea a nivel de centro o a nivel de sociedad.

Dentro de la administración de stocks, las afectaciones involucran básicamente a nivel de centro y de almacén. Cuando se registra un movimiento de mercancías, sólo es requerido incluir el centro y el almacén de las mercancías. El sistema detecta la sociedad del centro por medio del área de valoración.

Lote y número de serie

¿Qué es la administración por lotes?

La estructura de datos maestros de materiales permite administrar stocks de un material por valor a nivel de centro o a nivel de empresa y por cantidad hasta nivel de almacén. Puede haber casos donde sea preciso efectuar más subdivisiones en un material y administrar lotes.

Estos casos aplican en la producción, pues debido a que continuamente se están fabricando mercancías en grandes cantidades, se divide la gran masa de estas en grupos considerando factores específicos de su fabricación como, por ejemplo, la fecha y hora de fabricación.

El lote se integra de un código alfanumérico que incluye como ya se mencionó fecha y hora de fabricación además de la línea que lo fabricó, con lo que conseguimos una identificación del origen de la mercancía pudiendo realizar análisis y mejorar el proceso de producción en caso de defectos de fabricación o de algún otro tipo que provoquen devoluciones o requerimientos de reparación. Por tanto, el asignar lotes no sólo apoya la administración del inventario sino la gestión de la calidad.

Sirve también, para llevar una mejor rotación de mercancías perecederas, pues el lote contiene información sobre la fecha de caducidad. Con la administración de lotes, se pueden manejar no sólo lotes propios de la empresa sino además lotes de fabricación de proveedores como entidades independientes.

Para poder administrar un material por lotes es requisito previo que en el dato maestro de material se establezca tal característica y especificar el centro.

Nivel de asignación de números de lote

Si un material está configurado con administración en lotes, todas las cantidades del material deben asignarse a un lote. Cada lote de material se reconoce con un número de lote único, con el cual se administra. Este número lo ingresa el usuario (asignación de números externa) o bien lo asigna el sistema de manera automática.

Se puede ingresar la asignación de números para lotes a varios niveles:

• De manera única a nivel de cliente para un material
• De manera única a nivel de material
• De manera única a nivel de centro

La información de lotes se combina con los tipos de stocks de modo que podemos tener las siguientes subdivisiones a nivel lote:

• Stock de libre utilización
• Stock no libre
• Stock en control de calidad
• Stock bloqueado
• Stock en traslado
• Stock bloqueado de devoluciones

Cómo trabajar con materiales sujetos a lote

Al ingresar movimientos de mercancías con materiales sujetos a lote, se debe incluir el número de lote conjuntamente con el número del material. Si se ignora el número de lote, se puede buscar el lote visualizando un reporte de stocks que incluya número de lote como por ejemplo en la transacción MB52.

Números de serie

Son aquellos códigos ya sea numéricos o alfanuméricos que se asigna a un material individual con lo cual tendrá siempre una identificación certera. Es útil para llevar la administración del inventario, así como el control de la garantía o el servicio posterior a la venta.

Se pueden agregar números de serie en caso de movimientos de mercancías para las unidades individuales de material. Comúnmente cuando se fabrican las mismas mercancías de forma periódica durante un largo periodo de tiempo y se emplea la misma secuencia en la producción a través de puestos de trabajo se asignan número de serie. Ejemplo de estas mercancías son automóviles o computadoras.

Requerimientos para trabajar con números de serie

En el dato maestro de materiales, se debe capturar un perfil de número de serie en el que esté configurado el indicador para el uso de número de serie; de esta manera, los números de serie tendrán que incluirse para la operación de serialización MMSL (actualización de documentos de entrada y salida de mercancías).

Se debe configurar el indicador de comprobación de stock en el perfil de número de serie para que indique un mensaje de error cuando existan incoherencias en la administración de stocks.

Planificación, entrada y documentación de los movimientos de mercancías

Las afectaciones a mercancías involucran movimientos «externos» (entradas de mercancías desde pedidos de compra, salidas de mercancías para pedidos de cliente) y movimientos «internos» (entradas de mercancías desde producción, reservas de material para objetivos internos, traslados y traspasos).

En cada movimiento de mercancías, se genera un documento que el sistema usa para actualizar cantidades y valores, y que es además el comprobante para los movimientos de mercancías.

Estos documentos pueden imprimirse en un vale de acompañamiento de mercancías para facilitar movimientos físicos y controlar los stocks individuales en el almacén.

Hablando más a detalle de los movimientos de mercancías, estos pueden ser:

Entrada de mercancías

Una entrada de mercancías (EM) es un movimiento de mercancías que contabiliza la entrada de una mercancía desde un proveedor o desde fábrica. Involucra un incremento de inventario en el almacén.

Salida de mercancías

La salida de mercancías (SM) es un movimiento de mercancías que contabiliza una toma o una salida de materiales, un consumo de materiales o un envío de mercancías a un cliente. Una salida de mercancías involucra una disminución del stock en almacén.

Traslado

Un traslado comprende retirar un material de un almacén y trasladarlo a otro almacén. Los traslados pueden hacerse en un mismo centro o entre dos centros.

Traspaso

En términos generales es aquel que hace alusión a los traslados y a las modificaciones que afectan el estatus del stock de un material. El hecho de que la contabilización involucre o no un movimiento físico no tiene mayor importancia. Ejemplos de traspasos:

• Traspasos de material a material.
• Liberación del stock en control de calidad.
• Traslado de material de consignación al stock propio de la empresa.

Gestión del inventario

Para obtener un inventario confiable es requerido un conteo físico, sin embargo, el hábito de realizar el conteo de existencias demanda muchos recursos para los grandes almacenes de las empresas. El costo de esta actividad es considerable ya que se necesita bastante mano de obra. Particularmente en las fábricas realizar un inventario en día señalado puede ocasionar pérdidas en la producción. En consiguiente es permitido realizar variaciones del inventario en día señalado.

El sistema de gestión de almacenes (WM) de SAP permite los subsiguientes tipos de inventario:

Recuento de inventario en día señalado (también llamado inventario en día fijado)

Todos los stocks de la empresa se cuentan físicamente en una fecha clave para balance, la cual comúnmente establecen los auditores conforme con las particularidades de la empresa. Durante el recuento, no se permite ninguna clase de movimientos de materiales en los almacenes involucrados,

Inventario permanente

Los stocks se cuentan constantemente durante todo el ejercicio. Es significativo certificar de que todo el material se cuenta físicamente al menos una vez durante el ejercicio.

Inventario cíclico

Es cuando el inventario se cuenta en periodos frecuentes durante el ejercicio. Dichos períodos (o ciclos) obedecen al indicador de inventario cíclico establecido en los materiales. Este método acepta, por ejemplo, contar con más regularidad los materiales de alta rotación que los materiales de baja rotación.

Es relevante que para emplear este método se establezca primeramente en el dato maestro de materiales el indicador de inventario cíclico. En consecuencia, deberán agruparse los materiales en varias categorías de inventario cíclico de acuerdo con su rotación, por ejemplo, como A, B, C y D. Siendo los materiales tipo A los de mayor rotación y el tipo D los que menos rotación presentan

Inventario por muestreo

Los stocks de la empresa elegidos aleatoriamente se cuentan físicamente en la fecha para de balance. Si las diferencias entre el conteo físico y el stock teórico son relativamente pequeñas al valor de la muestra, se presume que los stocks teóricos para el resto de los stocks son correctos.

Selección de un tipo de inventario

Debido a que las ubicaciones y los movimientos de stock de materiales están constantemente bajo control en gestión de inventarios (WM), se acatan las condiciones previas técnicas para aceptar el tipo de inventario permanente. Se puede también determinar un tipo de inventario distinto para cada tipo de almacén, por ejemplo, en el almacén de estanterías se aplica inventario permanente durante la entrada en stock, en cambio el almacén de herramientas tiene un inventario en día señalado. Hay que considerar que ciertos tipos de inventarios están condicionados a restricciones legales, mientras otros pueden no ser aplicables por razones técnicas y/o organizativas. El encargado de inventarios y los auditores de la empresa son el personal facultado para decidir los tipos de inventario en cada  caso.

Proceso de inventario

En SAP el inventario puede efectuarse tanto para el stock propio como para un stock especial. No obstante, deben separarse los inventarios en diferentes documentos.

Independientemente del método de inventario, el flujo del inventario puede fraccionarse en tres fases, a continuación, se indican los pasos que comprenden cada fase de forma general:

1. Preparación del inventario

• Creación de un documento para inventario
• Bloqueo de contabilizaciones de material
• Impresión y distribución del documento para inventario

2. Recuento de inventario

• Recuento de stocks
• Ingresar el resultado del recuento en la impresión del documento para inventario

3. Análisis de inventario

• Ingresar el resultado del recuento en el sistema
• Realizar un nuevo recuento, en caso necesario
• Compensar diferencias de inventario

Consideraciones en caso de diferencias:

La compensación de diferencias de inventario está condicionada a ciertas limitaciones eventuales:

• El período contable se fija automáticamente durante el recuento. De manera que, las discrepancias de inventario se deben remediar en el mismo período o, si está permitido realizar compensaciones en el período anterior, en el período siguiente.

• El ejercicio se establece indicando una fecha planificada de recuento de inventario al crear un documento para inventario. Todas las contabilizaciones posteriores en dicho documento deben hacerse en este ejercicio y/o en el primer período del siguiente ejercicio, si se admiten contabilizaciones del período anterior.

Al conciliar las diferencias de inventario, el sistema ajusta los valores de stock teórico y los valores contables para que concuerden con los stocks y valores de stocks reales. Administración de Inventario

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