Registro Info de Compras ¿Qué es y para qué se usa?

Registro info

El registro info contiene información precisa sobre un proveedor y un material en particular que nos suministra este proveedor. Por tanto, el registro info indica la relación entre un material y un proveedor. El registro info nos muestra, por ejemplo, la unidad de medida en que nos suministra un material determinado proveedor o bien las modificaciones de precio que tuvo el material.

Los registros info se crean automáticamente cuando se captura un pedido de compras. De este modo se mantienen las condiciones capturadas en la última vez en cuanto al proveedor y material para los pedidos de compra siguientes. Además, se pueden manualmente crear, modificar y borrar registros info.

Utilidad de los registros info en el área de compras:

• Al existir registros info se rellenan automáticamente los datos al capturar el pedido de compra lo que ahorra tiempo.

• Permiten identificar rápidamente qué proveedores nos suministran determinados materiales.

• Tener un historial de los precios que maneja cada proveedor puede dar mejor visibilidad durante el proceso de evaluación de ofertas cuando para el material a adquirir se realiza una licitación.

Niveles de organización

Un registro info puede aplicarse a las siguientes etapas de organización:
• Organización de compras
• Centro

Estructura

El registro info contiene:
• Precios y condiciones de compra ya sea por organización o centro.
• Número del último pedido de compra.
• Límites de tolerancia para excedentes en el suministro o suministro incompleto.
• Plazo previsto de entrega (Tiempo que tiene el proveedor para entregar el material).
• Datos de evaluación del proveedor.
• Un indicador que señala si es el proveedor habitual del material.
• El surtido parcial de proveedor al que pertenece el material.
• El período de disponibilidad es el tiempo que el proveedor dispone para el suministro del material.

Clases de suministro en registros info

• Estándar

Un registro info estándar contiene información proporcionada por el proveedor para un material concreto, servicio o grupo de materiales o servicios.

• Subcontratación

Un registro info de compras para subcontratación comprende información para la gestión de pedidos de subcontratación.

• Pipeline

Un registro info de compras de pipeline se refiere a una mercancía o servicio que un proveedor suministra a través de una tubería o red (pipeline en idioma inglés), por ejemplo: electricidad, petróleo o agua. El registro info incluye el precio del proveedor para el consumo de estas mercancías o servicios. Se pueden establecer precios de consumo para diferentes períodos de validez.

• Consignación

Un registro info de consignación aplica sobre un material que los proveedores siempre tienen en disponibilidad en el local del consignatario. El registro info precisa el valor del proveedor para tomas del stock de materiales en consignación por parte del depositario. Al igual que el registro info de pipeline, se pueden guardar precios para distintos períodos de validez.

Transacciones aplicables a los registros info en SAP

Los registros info se pueden crear, mantener y consultar considerando las siguientes transacciones estándar disponibles a través de la ventana de comandos en SAP:

ME11: Registro Info. Crear
ME12: Registro Info. Modificar
ME13: Registro Info. Visualizar
ME14: Registro Info. Modificaciones
ME15: Registro Info. Petición de borrado
ME1L: Registros info por Proveedor
ME1M: Registros info por Material
ME1W: Registros info por Grupo Artículos
ME1A: Registros info Archivados

Libro de pedidos

El libro de pedidos se usa en la gestión de fuentes de aprovisionamiento. Apoya en la decisión de ¿qué proveedor puede suministrar determinado material en un periodo determinado?

En el libro de pedidos se indican las fuentes admitidas (y no admitidas) de un material para un determinado centro en un período previamente definido. Cada fuente se define mediante un registro de libro de pedidos.

¿Para qué sirve el libro de pedidos?

• Para establecer una fuente de aprovisionamiento como «fija». Estas fuentes se consideran en primer lugar sobre el resto, durante cierto periodo de tiempo. Por ejemplo, el proveedor fijo para el material A es Zeta Cía. para el primer semestre del año y Alfa Corp. para el segundo semestre.

• Es posible “bloquear” una fuente de aprovisionamiento.

• Optimizar la selección de la fuente de aprovisionamiento.

• Bloquear el aprovisionamiento externo de un material. Por ejemplo, no se puede comprar del material 3000 al 3999.

• Se utiliza en la selección automática de proveedores para un material.

Consideraciones al crear un libro de pedidos:

• Material y centro: Por cada libro de pedidos se debe capturar el número de material y la clave de centro significativa para cada fuente.

• Período de validez: Establecer el período en el libro de pedidos tendrá que ser válido. Se pueden definir múltiples periodos de validez.

• Gestión obligatoria de libro de pedidos para un centro: Si ha definido una gestión obligatoria de libro de pedidos para un centro, es imperativo actualizar el libro de pedidos para cada material del centro antes de que se pueda suministrar un material para el centro.

• Gestión obligatoria de libro de pedidos: Se puede dar el caso en el que se necesite insertar posibles proveedores de un material en el libro de pedidos antes de solicitar el material. El campo “Gestión obligatoria de libro de pedidos” en los datos de compras del registro de datos maestros de materiales, señala si efectivamente existe una gestión obligatoria de libro de pedidos para un material.

¿Cómo actualizar los registros de libro de pedidos para fuentes individuales de un material?

• Actualización manual

Es recomendable utilizar este método solo si es necesario hacer considerables variaciones o nuevas entradas en el libro de pedidos.

• Actualización desde un contrato

Se puede adoptar una posición de contrato en el libro de pedidos al crear o modificar un contrato.

• Actualización desde un registro info

Con este recurso es posible incluir un proveedor en el libro de pedidos al crear o modificar un registro info de compras

• Actualización automática

El sistema crea automáticamente un libro de pedidos para un material, por cada registro info que se haya fijado para el material o para cada posición de contrato en la que se puntualiza el material.

Transacciones para la gestión de libro de pedidos:

ME01: Libro de pedidos Actualizar
ME03: Libro de Pedidos. Visualizar
ME04: Libro de Pedidos. Modificaciones

Espero haberte aclarado de manera fácil y rápida el procedimiento para optimizar las compras a través del Registro Info en SAP, déjame conocer tus comentarios y no dejes de compartir este módulo.

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