Crear, usar y cambiar Datos maestros de proveedor

Datos maestros de proveedor 

 Parte fundamental del proceso de compras son los proveedores, es necesario para SAP tener actualizados los datos maestros de proveedores de modo que el flujo de compras opere sin problemas.
Los datos maestros de proveedores comprenden la información de los proveedores que suministran materiales y/o servicios a una empresa. Estos datos son entre otros: nombre y dirección del proveedor, condiciones de pago y moneda utilizada en la gestión de pedidos con el proveedor.

Debido a que la operación con el proveedor involucra un pago, afectará en el departamento de finanzas, por lo que, los datos maestros de proveedores contienen también la gestión de cuentas contables que se afectarán en el libro mayor. En consecuencia, los datos maestros de proveedores deben actualizarse, tanto en el módulo de compras, como en el de finanzas. En compras para poder efectuar pedidos a dicho proveedor, en finanzas para poder gestionar las facturas que nos emita el proveedor a pago. Para usar un proveedor en un pedido de compras, previamente tiene que estar creado como acreedor de la sociedad, en caso contrario, no podremos usarlo.

Lo mencionado en el párrafo que antecede tiene su explicación en que SAP es un sistema integrado, y por tanto, los proveedores de cualquier organización de compras, deben estar definidos previamente para la sociedad financiera correspondiente, como acreedores.

 

Características

Los datos maestros de proveedores contemplan tres áreas:

Datos generales

Datos que son iguales en cada nivel de organización como son: dirección, número de teléfono, idioma en el cual se comunica con su proveedor, etc.

Datos de la sociedad

Datos que aplican a nivel centro como por ejemplo datos de transacción de pagos o número de cuenta asociada.

Datos de compra

Tienen importancia respecto a las operaciones de compra de la empresa y se mantienen en el nivel de organización de compras, por ejemplo, persona de contacto, o condiciones de entrega.

Por debajo del nivel de organización de compras se tienen niveles de retención de datos, que en otras palabras son subniveles de la unidad organizativa “organización de compras”, que pueden gestionar los materiales de acuerdo a un propósito específico. Estos subniveles son los que se enlistan más abajo y tienen especial interés para el comercio al por mayor/al por menor:

  • Surtido parcial de proveedor (VSR)/centro/organización de compras
  • Centro
  • Surtido parcial de proveedor/centro

Adicional a los datos que aplican a la organización de compras, se pueden actualizar datos de compra, funciones del interlocutor o surtido parcial de proveedor, por ejemplo, condiciones de pago o incoterms que cambian respecto a los del nivel de organización de compras. Los datos propios de subniveles que se diferencian de los almacenados para la organización de compras, se conocen como datos alternativos.

 

Uso de datos alternativos 

Para trabajar con datos alternativos en determinados centros o surtidos parciales de proveedor, por ejemplo, en el comercio al por menor, deberá activarse en el dato maestro de proveedores dentro del apartado funciones del interlocutor la opción “Datos alternativos”.

Dos opciones  para actualizar los datos alternativos.

  • Si no se han creado datos alternativos, el sistema mostrará una ventana de  diálogo en que se  le preguntará si desea crear datos alternativos.
  • Si los datos alternativos fueron creados, la ventana de diálogo muestra los niveles de retención de datos para los cuales ha introducido datos de compra o interlocutores alternativos.

 

Por ejemplo, al introducir un surtido parcial de proveedor en la pantalla inicial para documentos de compra, el sistema no le presentará los datos de proveedor guardados en el nivel de organización de compras, sino los datos más específicos guardados para el surtido parcial de proveedor.

Secuencia  que sigue el sistema al buscar y emitir los datos

  • Surtido parcial de proveedor (VSR)/centro/organización de compras
  • Surtido parcial de proveedor/organización de compras
  • Centro/organización de compras
  • Organización de compras

Por tanto, el sistema va de lo particular a lo general. Si no encuentra datos en un nivel, busca en el nivel superior y así sucesivamente hasta encontrar datos.

Esto significa:

  • Si hay datos para el nivel surtido parcial de proveedor/centro/organización de compras, éstos se encontrarán.
  • En su defecto,  el  sistema  buscará  si  se  han  actualizado  los  datos  en  el  nivel  surtido  parcial  de proveedor/organización de compras.
  • Si tampoco hay datos en ese nivel, el sistema busca datos en el nivel de centro/organización de compras.
  • Y  por  último  si  tampoco aquí  hay  datos,  sólo se  localizarán  y  emitirán  los  datos  generales a nivel de la organización de compras.

 

Uso del grupo de cuentas en el dato maestro de proveedores

Al generar el dato maestro del proveedor deberá asignarse un grupo de cuentas. El grupo de cuentas indica, por ejemplo, que se visualicen y estén preparadas para recibir entradas únicamente las pantallas y campos del dato maestro de proveedores que sean necesarias, para la función relevante de su interlocutor comercial.

Además, el grupo de cuentas determina:

  • El  tipo  de  asignación  de  números  y  el  rango  de  números a  partir  del  cual se asigna  el número de  cuenta utilizado por el sistema para identificar el proveedor.
  • Si se trata de un proveedor ocasional o no.
  • Los niveles de retención de datos autorizados por debajo de la organización de compras (por ejemplo, surtido parcial de proveedor).
  • Los esquemas aplicables para la determinación de interlocutor.

 

Numeración de los datos maestros de proveedores en SAP 

Se genera un número inequívoco a cada dato maestro de proveedores (el número de cuenta de acreedor utilizado por la gestión financiera). Este número es necesario para llamar el dato maestro o introducir pedidos, pues corresponde al número de proveedor. Un proveedor tiene el mismo número de cuenta en todas las sociedades.

Se puede generar el número internamente, por parte del sistema o del usuario (es decir, externamente) cuando se crea un dato maestro. Para la generación de números externa, también son válidos los números alfanuméricos.

El sistema valida que los números siempre sean inequívocos. Con la generación de números interna, el sistema genera consecutivamente números de un rango determinado. Con la generación de números externa, el sistema SAP prohíbe que se vuelva a utilizar el mismo número.

 

Interlocutor comercial

Son personas físicas o jurídicas con las que tenemos una relación comercial. Los datos sobre interlocutores comerciales se administran en los datos maestros de proveedores e impactan en las operaciones logísticas y financieras.

Un interlocutor comercial puede ser cliente y a su vez proveedor, si por ejemplo, un cliente también le suministra mercancías o un proveedor es además uno de sus clientes. Para este caso, debe crearse un dato maestro de clientes y un dato maestro de proveedores para el interlocutor comercial. Puede crearse un enlace entre los dos datos maestros ingresando el número de proveedor en el dato maestro de clientes y el número de cliente en el dato maestro de  proveedores.

El Interlocutor comercial en modo proveedor puede asumir diferentes funciones en sus negociaciones con otra empresa. Por consiguiente, en una operación de suministro de materiales o servicios, el proveedor es primero la dirección del pedido, luego el suministrador de la mercancía, después el emisor de la factura y por último el receptor del pago.

Un interlocutor comercial puede cumplir una o varias funciones de interlocutor. Por consiguiente, puede asignar una serie de funciones de interlocutor al interlocutor comercial.

Entendamoslo con un ejemplo, supongamos que la empresa Alfa Corp. va a comprar tornillos a su proveedor Zeta Cía. El proveedor tiene su oficina central en Texas, E.U. y en esta oficina central gestiona los requerimientos de sus clientes por lo que la dirección del pedido debe ir con los datos de la oficina de Texas; el emisor de la factura y receptor del pago también corresponden con la oficina de Texas. Sin embargo, en suministrador de la mercancía deberemos agregar los datos de la fábrica que tiene el mismo proveedor en San Diego, California pues de ahí nos enviará el material.

Parámetros que deben estar actualizados cuando se trabaja con funciones de interlocutor

Dato maestro de proveedores

Deben tenerse datos maestros de proveedores particulares asignados a todos los interlocutores de un proveedor a incluir en el dato maestro del mismo proveedor.

Customizing

Las finalidades del interlocutor determinadas para usar en el dato maestro de proveedores, se indican de acuerdo con las pautas que se determinen y se asignen a grupos de cuentas en el customizing para compras. El customizing comprende la configuración interna de SAP, que por lo general los consultores SAP técnicos o SAP funcionales ajustan y desarrollan a las necesidades de la empresa.

¿A qué se refiere el surtido parcial del proveedor?

Es subdividir el rango total de materiales que suministra determinado proveedor de acuerdo a ciertas pautas.

Esta característica se puede establecer en los registros info del proveedor. Además, se pueden incluir datos alternativos o interlocutores del dato maestro de proveedores para cada surtido parcial del proveedor. Pueden aplicarse determinadas condiciones siendo estas independientes para cada surtido parcial del proveedor.

Para actualizar datos alternativos en surtidos parciales de proveedor del dato maestro de proveedores, se debe usar un grupo de cuentas que esté permitido en el nivel de surtido parcial de proveedores.

Los surtidos parciales de un proveedor a los que queremos asignar un material en el registro info deben estar ya guardados en el dato maestro de proveedores.

 

Gestión de los datos maestros de proveedores

 El sistema SAP nos permite realizar las siguientes acciones respecto de los datos de proveedores:

Creación de dato maestro de proveedores

Se puede usar la transacción XK01 que nos da acceso a nivel central, es decir a todos los módulos que afecta el dato maestro de proveedores, que son finanzas y compras. Otra opción más conservadora es la transacción MK01 para afectar sólo el módulo de compras o la FK01 (exclusiva del módulo de finanzas).

Modificación del dato maestro de proveedores

Cuando el proveedor ya esta creado, conociendo el número de proveedor podemos ingresar en la transacción para modificar y realizar la modificación correspondiente. Las transacciones son: XK02(central), MK02(compras) y FK02(finanzas).

Bloqueo del dato maestro de proveedores

Si deseamos evitar que se reciban más entregas de un proveedor que, por ejemplo, suministró material de mala calidad es posible “bloquear” la cuenta de ese proveedor desde el dato maestro de proveedores.  Esta acción se realiza activando el indicador de bloqueo, el proveedor quedará bloqueado hasta que se cancele dicho indicador.  El sistema SAP contempla que el bloqueo pueda realizarse para una organización de compras especifica o para todas las organizaciones de compras.   También se puede bloquear un proveedor para un determinado material por medio del libro de pedidos.

Uso de proveedores CPD

Se pueden crear datos maestros de proveedores particulares para proveedores con los cuales se realizan compras muy poco frecuentes, estos registros se denominan datos maestros de proveedores CPD.
Un ejemplo de esta situación es que el proveedor principal con el que suministramos un material regularmente no tenía stock suficiente por lo que recurrimos a otro proveedor. Para este caso, usaríamos un dato maestro de «proveedores CPD».

Un dato maestro de “proveedor CPD” se usa para varios proveedores. Con lo cual evitamos crear un número innecesario y excesivo de datos maestros de proveedores individuales. Por tal motivo, no aplica guardar datos particulares de proveedor en un dato maestro de proveedores CPD.

Para la creación de un dato maestro de “proveedores CPD”, se debe asignar un grupo de cuentas CPD. Este grupo de cuentas contempla la supresión de los campos particulares de proveedor. Los datos particulares se ingresarán al crear un documento de compras.

Cuando se genere un documento de compras con un proveedor CPD el sistema entonces, solicitará la dirección y la denominación del proveedor.

De igual manera que el resto de los datos maestros también podemos visualizar, modificar o bloquear datos maestros de proveedor CPD.

Visualizar relación de proveedores

Es útil crear un vínculo con los proveedore, ya que podemos conocer  información muy puntual sobre ellos, tal es el caso de: las estructuras de compras para las que fue elaborado el suministro de material de un proveedor, las de pago y el estatus del bloqueo de un proveedor.

Las transacciones para visualizar el dato maestro de proveedores son la siguientes: XK03(central), MK03(compras) y FK03(finanzas).

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