Verificación de Factura

El sistema SAP permite la verificación  de  la factura  de una forma práctica y eficaz,  para ello explicamos cómo hacerlo fácil y rápido.

Verificación de facturas

 Dentro del ciclo de compras tenemos varios procesos que incluyen entre otros: identificación de necesidades, realización de pedidos y entrada de materiales en almacenes. No menos importante es el último paso de este ciclo ya que con este damos cierre al ciclo. Este proceso es la verificación de factura.

La tarea de la verificación de facturas consiste en validar la exactitud de facturas recibidas del proveedor respecto al pedido de compra. Además de incluir facturas por las que se reciben materiales también se pueden contabilizar o procesar facturas por otros conceptos como por ejemplo pago de servicios, arrendamientos y otros gastos indirectos.

Con la factura que nos proporciona el proveedor se realizará una entrada de factura. Al contabilizar una factura, el sistema sólo crea partidas abiertas en la cuenta de proveedor que se compensan cuando la gestión financiera realiza el pago correspondiente al proveedor conforme lo acordado previamente.

Verificación de la factura logística vs la factura convencional

El sistema SAP contempla una verificación de facturas convencional y una verificación de facturas logística que se desarrolló para abarcar necesidades a las que era técnicamente imposible dar cobertura en el componente de verificación de facturas convencional como, por ejemplo, la distribución del módulo de gestión de materiales y el módulo de gestión financiera en sistemas independientes.

La verificación de facturas logística es independiente de la gestión financiera. Por tanto, es posible introducir todos los datos en una factura original en el emplazamiento del sistema logístico y utilizar un sistema separado para la gestión financiera.

Sin embargo, por motivos técnicos algunas necesidades clave, como sistemas distribuidos y procesamiento de datos en masa, no pueden implementarse en el componente de verificación de facturas convencional.

De ser necesario, pueden usarse paralelamente la verificación de facturas convencional y la verificación de facturas logística.

Formas de procesar las facturas en el proceso de verificación de facturas logística 

 Modo interactivo

Una vez recibida la factura se ingresa la información de ésta en el sistema, cotejando los datos como cantidades y valores que muestra el sistema con los de la factura y se realizan las correcciones necesarias. Posterior, se contabiliza la factura. En el Sistema SAP se reconocen las siguientes clases de facturas:

Con referencia a pedido

Se pueden contabilizar todas las posiciones en un pedido juntas, sin importar si se ha recibido una posición en varias entregas parciales.

Con el modelo de entrada de mercancías

Cada entrada de mercancías se contabiliza por separado.

Facturas sin referencia a pedido

Las facturas se pueden contabilizar directamente en cuentas de mayor o en cuentas de material.

Entrada preliminar de documentos

Cuando se recibe una factura, se ingresan los datos en el sistema y se graba el documento factura. Sin embargo, no se genera ninguna contabilización es decir no se afecta a finanzas ni se genera aún pago al proveedor. Este documento tiene carácter preliminar y es posible modificarlo en otro momento. Cuando se hayan finalizado las modificaciones al documento, se puede contabilizar el documento preliminar.

Verificación de facturas en proceso de fondo

Al recibir una factura se ingresa exclusivamente el importe total y se agrupa dicha factura con otro documento de sistema. Posteriormente, el sistema verifica la factura en proceso de fondo. Si no se detecta ningún error, el sistema contabiliza la factura en el mismo proceso de fondo. En caso de error, el sistema guarda la factura y ésta debe contabilizarse por separado.

Liquidación automática

La ventaja en este procedimiento es el ahorro de costos. Los procedimientos de liquidación automática son:

Autofacturación

No se reciben facturas de los proveedores, tan solo se contabilizan de acuerdo a los datos señalados en los pedidos y las entradas de materiales.

Liquidación de consignación y pipeline

El cliente no está esperando una factura recibida, tan solo paga por los consumos de material realizados y envía un informe de la liquidación al proveedor.

Plan de facturación

El cliente no espera la factura recibida para materiales suministrados o servicios realizados en cada ocasión. En vez de eso crea facturas, según las fechas previstas en el pedido y éstas lanzan el pago al proveedor.

Revaloración

El usuario precisa cantidades de diferencia, de acuerdo a las variaciones de precio con validez retroactiva y crea los documentos de liquidaciones asociadas, mismos que son enviados al proveedor.

Facturas recibidas vía EDI

Los datos de la factura se ingresan en el sistema vía EDI y el sistema procura contabilizar la factura automáticamente. Si aparecen errores, la factura deberá gestionarse manualmente.

 

Entendamos un par de conceptos: EDI y proceso de fondo.

EDI

Son las siglas en inglés de Electronic Data Interchange (Intercambio electrónico de datos) Que corresponde a la interfaz que hace posible a SAP trabajar sus diferentes módulos incorporando además otros sistemas e intercambiar información entre ellos.

Proceso de fondo

Es la ejecución de programas o reportes de forma no interactiva con el usuario devolviendo un resultado, Generalmente facilitan la ejecución de procesos que tienen mucha información que procesar, ya que se ejecutan ocultos de las operaciones normales que si requieren interacción con el usuario.

 

Bloqueo de facturas

Cuando se bloquea una factura, el área de finanzas no puede pagar la factura. Las facturas pueden bloquearse de forma automática o manual.

Al incluir una factura, el sistema sugiere los valores que se estima que debe poseer una factura como consecuencia de un pedido o una entrada de materiales. Si la posición de factura es diferente del pedido, se debe indagar la causa de la desviación comunicándose con la división de compras, con el área de encargada de recibir el material o servicio, y también con el proveedor.

Sin embargo, investigar pequeñas diferencias lleva demasiado tiempo. En estos casos se establecen límites de flexibilidad en el sistema. Toda diferencia que contenga la posición de una factura que se encuentre dentro de estos límites, es tolerada por el sistema. Si la diferencia supera este límite, se refleja un mensaje del sistema.

La factura se puede contabilizar, pero se bloquea automáticamente para el pago cuando excede del límite superior de tolerancia.

Al bloquear la factura, se bloquean todas las posiciones, aunque en la factura sólo tenga diferencias en una posición.

Motivos por los que puede bloquearse el pago de una factura

Diferencia en una posición de factura

Los bloqueo a causa de diferencia en posiciones de factura son los siguientes:

Diferencia en cantidad (Q)

La cantidad de factura es mayor a la diferencia entre la cantidad entregada y la cantidad que ya fue facturado. En el sistema SAP, una diferencia en cantidad se gestiona diferente de acuerdo a  la cantidad de diferencia. El producto resultante del precio del pedido por la cantidad de la diferencia se usa como base para precisar si la factura debe estar bloqueada.

Por consiguiente, en las posiciones de precio menor se admite variantes en cantidad un tanto aumentadas, en tanto que en las posiciones más caras únicamente serán admitidas desviaciones muy pequeñas.

Diferencia de precio (P)

El precio en factura (valor unitario de los materiales) difiere al precio neto de pedido.

Diferencia de la fecha (D)

La fecha de entrada de la factura es anterior a la fecha de entrega convenida en el pedido. En el sistema SAP, las diferencias de fecha se gestionan diferente de acuerdo al valor de las posiciones de factura. El producto resultante del valor de posición de factura por la cantidad de diferencia de días se usa como base para establecer si la factura debe estar bloqueada. Si una factura hace alusión a un plan de entregas, el sistema no constata las diferencias de la fecha, ya que no hay una única fecha de entrega en el plan de entregas.

Diferencia en la cantidad del precio de pedido (G)

El cociente resultante de la cantidad de precio de pedido y la cantidad de pedido en la factura difiere del cociente de la entrada de materiales, o bien si no se ha efectuado entrada hasta el momento es diferente del pedido de compras.

Inspección de calidad (I)

Si se establece un material como relevante para la administración de la calidad, las entradas de mercancías de este material se contabilizan en el stock para control de calidad. Las facturas relacionadas al material estarán bloqueadas hasta que la inspección haya finalizado con éxito.

Si se contabiliza más de una entrada de materiales en una posición de pedido, se ejecuta una inspección por cada entrada de materiales. En la verificación de facturas, el sistema responde de diferente forma en función de si la verificación de facturas basada en la entrada de materiales está activada o no:

  • La verificación de facturas basada en la entrada de materiales está establecida en el pedido.

  • La factura se bloquea si la inspección de la entrada de materiales no ha concluido.

  • La verificación de facturas basada en la entrada de materiales no está establecida en el pedido.

  • Cuando la administración de calidad está activa, se recomienda usar la verificación de factura basada en la entrada de materiales. Con esto se garantiza que una factura no pueda ser contabilizada antes de la entrada de materiales ni, por ende, antes de que se realice la inspección de calidad.

    Importe de una posición de factura

    Si se incluye una posición de factura con un alto valor, se sugiere bloquear dicha factura para corroborar el importe, especialmente cuando se trata de facturas que no hacen alusión a un pedido.

    Bloqueo estocástico

    Las facturas pueden bloquearse aleatoriamente a fin de ser confirmadas nuevamente. Si el bloqueo estocástico está activo y se contabiliza una factura que no está sujeta a ninguna otra causa de bloqueo, se puede elegir para bloqueo de forma aleatoria.

    El bloqueo estocástico no se ejecuta a nivel de posición, sino para el total de la factura. Para que se pueda efectuar este tipo de bloqueo es necesario configurarlo en las parametrizaciones internas del sistema. Generalmente se fija un criterio como condicionante para el bloqueo, por ejemplo, un monto establecido y un porcentaje con lo cual las facturas cumplan estas condiciones se bloquearán.

    El uso de este tipo de bloqueo es útil para realizar verificaciones de muestreo. La importancia del muestreo permite examinar y sacar conclusiones en base a una pequeña parte del total de operaciones y valuar con esta muestra la correcta ejecución de procesos como parte de auditorías internas.

    Bloqueo manual

    Una factura puede bloquearse manualmente. Para ello hay dos opciones al introducir la factura:

    • Una factura puede bloquearse ingresando el indicador R en el campo “Bloqueo de pago” en los datos de cabecera del documento.

    • A través de la selección del campo “Ma” en la lista de posiciones (motivo de bloqueo manual) se puede bloquear una posición. Cuando se contabiliza la factura, el sistema fija automáticamente una R en el campo “Bloqueo de pago” en la línea de proveedor del documento contable. A las posiciones bloqueadas de forma manual se les asigna el motivo Bloqueo manual (M).

     

    Liberación de facturas

    Consiste en realizar la anulación del bloqueo establecido al contabilizar la factura, para que sea posible pagar la factura. Este procedimiento se realiza en una etapa aparte de cuando se contabilizó la factura.

    Como el pago es por la totalidad del importe de la factura y no por posición, el indicador de bloqueo se establece a nivel posición de acreedor del documento contable. De este modo, todas las posiciones de una factura se liberan al mismo tiempo.

    Puede ser que en las condiciones de pago para cierta factura se aplique un descuento, en las mencionadas condiciones se establece la fecha base a partir de la cual se aplica el plazo de descuento. Si el pago de una factura está bloqueado por mucho tiempo el plazo de descuento puede terminar. Por tanto, es importante llevar una oportuna gestión de verificación de facturas.

    Transacciones relevantes en el proceso de verificación de facturas:

     

    • Entrar factura recibida (MIRO)
    • Registrar de forma preliminar la factura recibida (MIR7)
    • Anulación documento de factura (MR8M)
    • Resumen facturas (MIR6)
    • Revaloración (MRNB)
    • Liquidar plan facturas (MRIS)
    • Verificación de facturas en proceso de fondo (RMBABG00)
    • Procesar factura entrante (MR01)
    • Procesar facturas bloqueadas (MR02)
    • Liberar facturas bloqueada (MRBR)

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