Estructura organizativa

Asignación de la estructura organizativa

En Recursos Humanos tenemos cinco módulos relacionados entre sí, en esta oportunidad conoceremos como el sistema SAP establece la estructura organizativa de una empresa.

Plan de organización

Un plan de organización describe la estructura organizativa y se utiliza para representar las relaciones existentes entre los distintos departamentos y grupos de trabajo

El plan de organización representa la estructura organizativa. Una empresa utiliza un plan de organización para representar las relaciones existentes entre los diferentes departamentos y los grupos de trabajo. El sistema SAP utiliza unidades organizativas para esto. Por ejemplo, el departamento o la unidad organizativa Compras cuenta con 12 posiciones y una secretaria, un jefe de compras y 10 encargados de compras.

Las Personas o los empleados forman parte fundamental de la estructura organizativa y realizan varias actividades.

Gestión de organización

Las unidades organizativas describen los distintos departamentos de la empresa. Un conjunto de varias unidades organizativas conforma una estructura organizativa.

Según los requisitos específicos de la empresa, puede dividir las unidades organizativas en forma general (por ejemplo, de acuerdo con los aspectos regionales) o de manera más específica, (por ejemplo, de acuerdo con el grupo de proyecto).

Función

Una función es la clasificación general de un conjunto de tareas en una empresa, como vendedor, consultor y jefe. Puede asignar características para continuar definiendo las funciones. De este modo, puede crear descripciones de funciones válidas para varias posiciones con tareas y características similares.

Posiciones:

Las posiciones representan una entidad de función específica y están ocupadas por personas. Al crear una nueva posición, como un director europeo, puede enlazarla a una función existente, como un administrador. De este modo, garantiza que la nueva posición adquiera automáticamente las tareas y características asignadas a la función.

Estructura organizativa en el nivel de la empresa

La figura muestra cómo puede asignar la estructura organizativa de una empresa en el sistema SAP y define los distintos departamentos y subdivisiones como unidades organizativas. A menudo, éstos reflejan la jerarquía de centros de coste de una empresa.

 

Estructura organizativa en el nivel de la posición

La figura muestra cómo se describe una estructura organizativa en el sistema SAP, donde los empleados ocupan posiciones individuales.

 

Integración con la gestión de organización

Integración entre la gestión de organización y la gestión de personal

Si integra la gestión de personal y la gestión de organización, puede indicar una posición en el infotipo Medidas (0000).

Cuando indica la posición, el sistema propone valores almacenados en la gestión de organización como valores propuestos para los siguientes elementos:

  • Grupo de personal
  • Área de personal
  • División de personal
  • Subdivisión de personal

El sistema también incluye los valores de función, unidad organizativa y centro de coste, pero no se podrán sobrescribir estas entradas en el infotipo Asignación organizativa.

Activación de la integración

El sistema almacena la relación entre gestión de personal y gestión de organización en Customizing: Gestión de personal ⇒ Gestión de organización ⇒  Integración ⇒ Integración con administración de personal ⇒ Definir integración con la gestión de personal ⇒ Ejecutar y en el cuadro de diálogo Seleccionar actividad, seleccione: Parametrizaciones básicas. Mediante el indicador PLOGI ORGA se determina si tiene lugar la integración con el infotipo Asignación organizativa (0001).

En combinación con la asignación organizativa, como el área de personal y la división de personal, puede especificar con la característica PLOGI los grupos de empleados que pueden participar en la integración.

De acuerdo con el sistema que utiliza en la empresa, puede utilizar estas maneras de activar la integración:

  • Si ha implementado la administración de personal y necesita volver a personalizar la gestión de organización, el sistema convierte las entradas en las tablas de administración de personal relevantes de los objetos de planificación de personal.

  • Si ha implementado la gestión de organización y necesita volver a personalizar la gestión de personal, puede copiar y transferir las entradas existentes de manera automática para el infotipo Asignación organizativa (0001).

  • Si desea implementar los componentes de gestión de organización y gestión de personal nuevamente, no será necesario indicar los datos en la administración de personal de manera manual, dado que los datos indicados cuando los sistemas se integraron anteriormente se actualizarán en el componente Gestión de organización.

Integración e interfaz de organización y ocupación

La interfaz Organización y ocupación se divide en dos secciones: el Manager de objetos y el Área de trabajo.

La sección del manager de objetos posee dos partes: Área de búsqueda y Área de selección, y la sección Área de trabajo cuenta con dos partes: Área de resumen y Área detallada.

Etiqueta Imputaciones

Puede configurar los datos siguientes en la etiqueta Imputación:

  • La figura muestra cómo se almacenan en el sistema las relaciones entre las posiciones y la estructura de la empresa.

  • Para representar la jerarquía de centros de coste de su empresa en el sistema, puede vincular los centros de coste con las unidades organizativas correspondientes. También puede vincular los centros de coste con las posiciones.

Ficha Horario de trabajo

La figura muestra cómo se almacenan en el sistema las relaciones entre las posiciones y la estructura de la empresa en la etiqueta Horario de trabajo.

Utilización de valores propuestos

Cuando ingresan empleados nuevos a la empresa, necesita contratarlos en su subdivisión de personal. Por este motivo, se requiere una buena comprensión de cómo controlar los valores en la Gestión de organización.

Consecuencias de la integración

En caso de existir integración entre la administración de personal y la gestión de organización, puede indicar una posición en el infotipo Medidas (0000) cuando ejecuta una medida de contratación.

Cuando indica la posición en el infotipo Medidas, el sistema completa con los datos almacenados en la gestión de organización para los campos del infotipo Medidas (0000), tal como se muestra en la figura.

Valores de la gestión de organización

El sistema toma los valores propuestos del grupo y del área de personal de los datos almacenados en la posición en el infotipo (1013) Grupo o Área de personal. Puede actualizar estos valores propuestos en la etiqueta Horario de trabajo.

El sistema toma los valores propuestos para la división, la división de personal y la subdivisión de personal a partir de los datos almacenados en la posición o en la unidad organizativa del infotipo Características de imputación (1008). Puede actualizar estos valores propuestos en la etiqueta Imputación.

En caso de que no exista integración entre los componentes de la gestión de personal y la gestión de organización, deberá indicar manualmente los valores de los campos centro de coste, posición, función y unidad organizativa en el infotipo Asignación organizativa.

Sin embargo, si se integran la gestión de organización y la administración de personal, no podrá actualizar estos campos en el infotipo Asignación organizativa. El sistema rellenará automáticamente estos datos desde la gestión de organización.

Asignaciones organizativas adicionales

Revisión de asignaciones adicionales de la organización

El administrador de personal, necesita crear un área de nómina para varias fechas de cálculo de la nómina, así como visualizar el registro de gestión del cálculo de la nómina para cada área de nómina.

Asignaciones organizativas adicionales

También puede definir los indicadores para las verificaciones de autorización y el control de nómina mediante el Infotipo Asignación organizativa (0001).

Área de nómina

Human Capital Management (HCM) utiliza las áreas de nómina con los siguientes fines:

  • Para agrupar empleados que deberían tratarse mediante el cálculo de nómina el mismo día
  • Para especificar la fecha precisa del cálculo de nómina

Los empleados pertenecientes a distintas áreas de personal pueden compartir una misma área de nómina. Por ejemplo, si la empresa abona a todos sus empleados la nómina a final de mes y a todos los asalariados por horas el día 10 del mes siguiente, precisará al menos dos áreas de nómina separadas.

Funciones del área de nómina

El área de nómina constituye una unidad organizativa que agrupa a los empleados para que pueda calcular las nóminas. Agrupa empleados en la misma área de nómina en función de los criterios de Asignación organizativa. Por ejemplo, puede agrupar a todos los empleados cuya nómina calcula el mismo día y con la misma frecuencia (como cada mes).

  • Agrupa los números de personal que deben ser calculados conjuntamente.
  • Define el intervalo de nómina con exactitud de fechas.

La asignación de números de personal a las áreas de nómina tiene lugar en el infotipo Asignación organizativa (0001). El valor propuesto que aparece en el campo Área de nómina puede variar según la división de personal, la subdivisión de personal, el grupo de personal o el área de personal asignados al empleado.

Revisión de la clave de organización

Es necesario configurar una clave de organización para mejorar las verificaciones de autorización. Por este motivo, se requiere una buena comprensión de la forma de configurar una clave de organización

Clave de organización

Puede utilizar la clave de organización para mejorar las verificaciones de autorización con el objeto de autorización de datos maestros de HCM.

 

La clave de organización consta de un campo de 14 dígitos en el infotipo Asignación organizativa (0001), que puede estructurar según sus requisitos.

Puede configurar la clave de organización utilizando tablas de control y regulación específicas. Para ello, seleccione SAP Guía de implementación de Customizing ⇒ Gestión de personal ⇒ Gestión de personal ⇒ Datos organizativos ⇒ Asignación organizativa ⇒ Estructurar clave de organización en la imagen IMG.

Configuración de administradores

Es necesario estar al tanto de todos los cambios realizados en los datos de empleado. Por este motivo, se requiere buena comprensión de la forma de configurar un administrador.

Administradores

En el infotipo Asignación organizativa (0001), puede indicar tres administradores diferentes.

Seguidamente se detallan los tres distintos administradores:

  • Administrador de personal
  • Administrador de la gestión de tiempos
  • Administrador de nómina

Ejemplos de uso de un administrador:

  • El administrador (en este caso, el «administrador de tiempos») puede utilizar informes SAP estándares como criterio de selección Así se garantiza que el administrador de tiempos cree sólo una lista con sus empleados.

  • Es posible imprimir el administrador en el recibo de remuneración, de forma que los empleados tengan información de la persona de contacto para realizar consultas.

Puede llamar la actividad de Customizing correspondiente para crear grupos de administrador y administradores. Para ello, en la IMG, seleccione Gestión de personal ⇒ Gestión de personal ⇒ Datos organizativos ⇒ Asignación organizativa ⇒ Fijar encargado.

En la actividad Fijar grupos de encargados, puede llamar la característica PINCH que determina el grupo de administradores en el infotipo Asignación organizativa.

Asignación de administrador

En el Customizing, indique el administrador que formará parte de cada grupo de administradores. Se trata de los administradores que desea indicar en el infotipo Asignación organizativa.

La tabla de administrador almacena la siguiente información de manera central:

  • Nombre del administrador
  • Tratamiento
  • Número telefónico

También puede indicar los nombres SAP, es decir, el nombre de usuario SAP del administrador. Cuando un usuario efectúa cambios en los registros de infotipo, puede utilizar este nombre SAP para desencadenar un mensaje de correo electrónico automático que se envía al administrador responsable de esta tarea.

Confirmación de atributos de empleado

Como administrador de personal de su empresa, debe asignar distintos atributos a los datos de los empleados. Por este motivo, se requiere conocer acerca de los atributos de empleado.

En su estructura de personal ha definido sus grupos y áreas de personal. Ahora debe asignar un valor de estado de actividad, estado de ocupación o estado de formación a un área de personal.

Para almacenar esta información en el paso Customizing, es necesario seleccionar Gestión de personal ⇒ Gestión de personal ⇒ Datos organizativos ⇒ Asignación organizativa ⇒ Definir atributos de empleado en la imagen IMG.

Éstas son las entradas posibles para el estado de actividad:

  • 1 = Activo
  • 2 = Pensionista
  • 3 = Persona en régimen de jubilación anticipada
  • 9 = Otros

Éstas son las entradas posibles para el estado de ocupación: 1 = Operario

  • 2 = Empleado
  • 3 = Oficinista
  • 9 = Otros

Éstas son las entradas posibles para el estado de formación:

  • 1 = Empleado en formación/aprendiz
  • 2 = Empleado formado
  • 9 = Otros

En caso necesario, puede especificar otra distinción en los estados de ocupación de sus empleados, de modo que no sean específicos de las asignaciones de áreas de personal, sino que se creen en el campo Condiciones de empleo del infotipo Asignación organizativa. Para ello, en la IMG, seleccione Gestión de personal ⇒ Gestión de personal ⇒ Datos organizativos⇒ Asignación organizativa ⇒ Fijar características de empleo.

 

 

 

 

 

Deja un comentario

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.> ACEPTAR

Aviso de cookies