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Introducción al ciclo de compras
El área de compras es clave en la administración de materiales que serán utilizados ya sea en la producción, comercialización o consumo. Así mismo, también, se compran servicios que dan soporte a la operación de la empresa. En este post explicaremos 4 fases del ciclo de compras, así como la estructura necesaria en SAP para la ejecución de las compras.
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Al final del post indicamos varios libros de SAP MM (Gestión de Compras) para profundizar más en el módulo, a un nivel de consultor funcional; dando indicaciones de las diferentes funcionalidades existentes, y con guía de customizing del sistema.
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Fase 1.- Manifestar necesidades
¿Qué necesito? Esta fase contempla los requerimientos de un área ya sea en materiales o servicios que tienen que ser suministrados, por ejemplo, para la fabricación de un producto determinado. Internamente este requerimiento por lo general se manifiesta con una solicitud de pedido.
Fase 2.- Determinación de una fuente de aprovisionamiento
La fuente de aprovisionamiento se refiere a quien me va a suministrar el material o servicio que cubra la necesidad ya manifestada en la primera fase.
Si la fuente es interna, supone que ya tengo el material en otra bodega de la propia empresa por lo que sólo debo trasladarlo.
En el caso de fuente de aprovisionamiento externa significa que vamos a comprar a un proveedor fuera de la empresa.
Seguramente existirán varios proveedores para una necesidad. En consiguiente un material o servicio puede ser suministrado por diferentes proveedores. En este caso cuando se cuenta con más de un proveedor apto para suministrar un material, SAP contempla la regulación por cuotas.
La regulación por cuotas consiste en asignar de las necesidades totales de un material a diferentes proveedores según su participación en el suministro; esto durante un periodo determinado de tiempo.
Para elegir el proveedor que mejor se adapta a nuestras necesidades en cada momento, SAP contempla la creación de documentos que facilitan esta selección como peticiones de oferta, pedidos abiertos y planes de entrega.
Explicaremos brevemente cada uno de estos documentos; con el objetivo de proporcionar un panorama más integral en el proceso de compras.
Peticiones de oferta
Aplica en procesos de licitación, es decir, cuando el área de compras publica requerimientos para la empresa; buscando que los proveedores envíen su oferta en precios, calidad y condiciones para suministrar lo que la empresa está solicitando.
Si se ha emitido una petición de oferta a varios proveedores, el sistema SAP puede determinar la oferta más favorable y generar automáticamente avisos de rechazo a los licitantes que no han tenido éxito. Las peticiones de oferta pueden estar condicionadas a un procedimiento de liberación.
Pedidos abiertos
Un pedido abierto tiene su origen en un contrato con el cual ya se acordó con determinado proveedor la compra de materiales o servicios con ciertas condiciones durante un plazo definido de tiempo.
Planes de entrega
Un plan de entregas representa un número de posiciones para cada una de las cuales se ha establecido una clase de aprovisionamiento. Estas clases pueden ser: estándar, subcontratación, consignación y traslado.
Fase 3.- Selección del proveedor
Hay que definir qué proveedor (enfocándonos en el proveedor externo) es el mejor para cubrir nuestra necesidad. Es necesario analizar otros factores como la calidad del material o servicio, plazo de entrega y el precio. Además, en SAP se tiene un proceso de evaluación de proveedores con el cual se analiza y evalúa el rendimiento de los proveedores externos. Consiste en otorgar notas a los proveedores según diversos criterios. Las notas globales de los proveedores pueden usarse para establecer si se mantienen o eliminan de la base de proveedores.
Fase 4.- Formalización del pedido
Con un pedido de compra formalizamos la adquisición del material o servicio con el proveedor elegido para satisfacer la necesidad detectada en la fase inicial. Al generar este documento se incluye entre otros datos: la descripción del material o servicio requerido, cantidad, datos del proveedor, precio acordado y plazos de entrega.
Antes de la formalización del pedido de compra, es importante conocer la estructura que soporta en SAP para estos documentos y que se explica más adelante.
Estructura necesaria en SAP para trabajar con compras
Para poder trabajar en SAP con pedidos de compra debe estar generada una organización de compras que a su vez se corresponde con una sociedad o empresa y los respectivos centros que pertenecen a esa sociedad. La organización de compras es una unidad organizativa que gestiona materiales y negocia condiciones generales de precio de compra con los proveedores. Es responsable de todas las operaciones de compras en la empresa.
Así mismo es requerido una estructura de datos, Esto se refiere a que se tengan capturados datos sobre los materiales, por ejemplo: número de referencia del material y descripción. Así mismo, datos referentes a los proveedores: número de proveedor, nombre del proveedor, domicilio, etc.
A este conjunto de datos requeridos para iniciar los procesos de SAP (entre ellos el proceso de compras), se les conoce como datos maestros. Un mismo conjunto de datos maestros puede utilizarse en más de un proceso en SAP.
También hay datos que son más específicos para un proceso ya sea de finanzas, gestión y almacenamiento de materiales o compras.
Es de suma importancia el registro de datos maestros de materiales. Se debe crear o actualizar este registro si el material que va a suministrarse:
• No está definido en la base de datos maestros de materiales (en otras palabras, no existe el dato maestro de ese material).
• Ya ha sido creado para otro centro, pero no en relación con el centro para el cual se captura el pedido.
• Ya está creado en el centro que ocupamos, pero los datos de compras para el material no han sido capturados.
Generalmente esto sucede cuando un usuario de otro departamento (por ejemplo, finanzas) ha creado el dato maestro para determinado material, pero no tiene autorización para agregar los datos relevantes para compras.
Qué información se requiere para crear un registro de datos maestros de materiales
• El tipo de material y el ramo.
• Las unidades de medida, como la unidad base (unidad de medida de almacén), y la unidad de medida de pedido.
• El grupo de compras (grupo de encargados de compras) responsables del material en cuestión.
• Datos contables, como la categoría de valoración, el control de precio, y el precio estándar o precio medio variable.
Hablando particularmente del tema de compras, tenemos dos tipos de datos maestros muy importantes: Registro de información de compras (más adelante llamado registro info) y libro de pedidos.
Espero haberte aclarado de manera fácil y rápida el ciclo de compras – SAP el cual permite conocer los procedimientos de compras en empresas, organizaciones, etc, a través de este óptimo sistema
Déjame conocer tus comentarios y no dejes de compartir este módulo.
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