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Actualización de datos de empleados
Entre los cinco módulos de Recursos Humanos conoceremos en esta oportunidad Información del empleado, el cual nos muestra cómo en SAP se definen los campos de datos, identificados por el sistema más brevemente como INFOTIPOS
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Infotipos
En SAP, la información del empleado, como apellido, nombre, fecha de nacimiento, lugar de residencia, número de calle y número de casa, se define en los campos de datos. Estos campos de datos se agrupan según su contenido para formar unidades de información. En SAP, estas unidades de información reciben el nombre de tipos de información o, más brevemente, infotipos.
Los infotipos tienen nombres y claves de 4 dígitos. Por ejemplo, el infotipo Datos personales posee la clave 0002 y el infotipo Direcciones posee la clave 0006.
Ejemplos de Infotipos
A su vez, los infotipos pueden tener subtipos.
Subtipos
Los subtipos se utilizan para subdividir infotipos.
Como ejemplo, se puede mencionar el subtipo del infotipo Familiar/Dependiente (0021), en el cual, se puede almacenar detalles relacionados con los distintos familiares de esta manera:
- Cónyuge (subtipo 1)
- Hijo (subtipo 2)
También puede crear antecedentes diferentes para cada subtipo.
Búsqueda de datos de los empleados
El número de personal es la única clave unívoca que tiene un mandante para identificar a un empleado. Se utiliza para acceder a las pantallas de visualización y actualización de los datos maestros de un empleado y los datos de horario de trabajo (infotipos).
Debe introducir el número de personal para actualizar los datos de los empleados de forma individual. Si no conoce ese número, puede encontrarlo mediante la Ayuda para búsqueda. La función Ayuda para búsqueda del área funcional permite seleccionar números de personal según determinados criterios, como el apellido, el nombre, la fecha de nacimiento, la asignación organizativa, etc.
Cómo buscar un número de personal mediante la Ayuda para búsqueda:
- Desde el área de búsqueda, seleccione una de las opciones de búsqueda.
- Defina el tipo de búsqueda que desea utilizar.
- En la siguiente pantalla, puede restringir el ámbito de valores para la búsqueda.
-
El sistema visualiza una lista de todos los números de personal que coinciden con los criterios de selección que introdujo en el área de selección. Seleccione el registro de datos deseado de la lista de aciertos.
Actualización de infotipo
La actualización de infotipos incluye el tratamiento de datos ya existentes en el sistema, el registro y la grabación de nuevos datos en el sistema. Puede agregar datos nuevos y modificar los datos existentes de un empleado. Cada infotipo posee fechas de inicio y de finalización (fecha de validez) que le permite actualizar datos para períodos exactos.
Entre las opciones de tratamiento para los registros de infotipo se incluyen:
- Crear
- Tratar
- Copiar
- Delimitar
- Borrar
Por actualización de infotipos entendemos tanto el tratamiento de datos ya existentes en el sistema, como el registro y la grabación de nuevos datos. Es posible modificar los registros existentes y añadir registros nuevos para un empleado.
Los infotipos que se utilizan con más frecuencia en Recursos Humanos se agrupan por contenido y se asignan a menús estáticos. Un infotipo se puede incluir en más de un menú. Los infotipos que raras veces se utilizan pueden no estar incluidos en ningún menú.
Para tener acceso a un determinado menú, seleccione la etiqueta.
La marca verde situada junto a la lista de menús de infotipo indica que estos registros ya existen para el número de personal seleccionado.
Los registros de datos siempre se almacenan en el sistema con fechas de inicio y de finalización. Esto le permite almacenar los datos para períodos exactos. Al seleccionar los infotipos, se puede especificar un período de selección en el área de pantalla visualizada.
Selección mediante número de infotipo
Cada infotipo tiene una clave numérica, además de una clave de nombre. Si desea acceder a los infotipos mediante la clave numérica, introduzca el número del infotipo. El sistema muestra el nombre del infotipo seleccionado.
La actualización de Infotipos incluye el tratamiento de datos ya existentes en el sistema, el registro y la grabación de nuevos datos en el sistema. Puede agregar datos nuevos y modificar los datos existentes de un empleado. Cada infotipo posee fechas de inicio y de finalización (fecha de validez) que le permite actualizar datos para períodos exactos.
El objetivo más importante de la gestión de datos maestros en Recursos Humanos consiste en introducir datos de empleado para la gestión, la entrada de tiempos y el cálculo de nómina.
Se puede contratar a un nuevo empleado con o sin el uso de la aplicación SAP E-Recruiting. Si no opta por utilizar las funciones de SAP E-Recruiting, puede contratar al empleado utilizando una medida de personal de Gestión de personal. En estos casos, se crean los datos relativos al nuevo empleado.
Medida de contratación
Cuando se contrata un empleado, se debe introducir una serie de datos del empleado en el sistema. Realice esta actividad de personal utilizando la medida de Contratación de personal. Después de haber indicado todos los datos necesarios en una pantalla de entrada, grabe las entradas. Una vez que el sistema ha grabado sus entradas, muestra una nueva pantalla de entrada, para el proceso. Si no desea registrar ningún dato, omita la pantalla.
Los datos suelen grabarse para los infotipos antes mencionados, durante la medida de contratación. En Customizing puede elegir estos infotipos y la secuencia en la que aparecen según las necesidades de su empresa.
Para contratar a un empleado, seleccione la pantalla de entrada para medidas de personal, y a continuación introduzca la fecha de entrada del empleado.
En caso de asignación de números interna, el sistema propone el siguiente número libre. En una asignación de números externa, deberá introducir un número de personal todavía no asignado.
En la pantalla de entrada, introduzca la división, el grupo y el subgrupo de personal del nuevo empleado. Asimismo, tiene la posibilidad de actualizar estos campos en la pantalla siguiente, el infotipo Medidas (0000).
Acceso a los datos de tiempos
Este módulo le presenta los conceptos básicos de la gestión de tiempos y le muestra cómo acceder a los datos de tiempos de los empleados en SAP.
Infotipos datos de tiempos
El trabajo realizado por empleados y la determinación de la disponibilidad del personal son elementos esenciales en una empresa para el sistema de Recursos Humanos.
La información sobre el tiempo también es pertinente en las siguientes áreas y es un factor que influye en las decisiones de toda la empresa:
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La información acerca de los horarios de trabajo se utiliza para calcular los salarios brutos en Cálculo de nómina.
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La información procedente de Gestión de tiempos se utiliza en Logística para determinar la disponibilidad de los empleados para la planificación de necesidades de capacidad. En Logística, puede determinar las necesidades de trabajo para la empresa y planificar turnos de personal.
Existen varias opciones para registrar horarios de trabajo, entre ellas el Puesto de trabajo Gestión de tiempos (TMW), una hoja de horario de trabajo central, menús online, sistemas de entrada de tiempos y aplicaciones de Employee Self-Service (ESS).
Puede gestionar cuentas de tiempos (como vacaciones u horario de trabajo flexible) de manera manual o automática.
El horario de trabajo teórico de personal se asigna en el infotipo Horario de trabajo teórico (0007) mediante reglas para plan de horario de trabajo.
El horario de trabajo teórico se define como el período de trabajo diario desde la hora inicial hasta la hora final exceptuando los recesos. Al definir el horario de trabajo teórico para sus empleados se determina cuántas horas al día deben trabajar en su empresa.
Los datos de tiempos específicos de un empleado se presentan en el plan de trabajo personal del empleado. Este plan de trabajo personal contiene las desviaciones del horario de trabajo de un empleado, así como las excepciones, que se han registrado.
El elemento principal en la gestión del tiempo es el horario de trabajo del empleado. Este contiene datos sobre el horario de trabajo planificado del empleado.
El horario de trabajo se utiliza como base para la valoración de datos de tiempo e indica la cantidad de horas que un empleado debe trabajar.
El plan de horario de trabajo se genera a partir de un calendario de trabajo por períodos y de días festivos. El plan de horario de trabajo comprende una secuencia definida de horarios de trabajo diarios con información sobre el horario de trabajo en un día, incluidos los recesos.
El plan de horario de trabajo por períodos se aplica al calendario de festivos.
Defina los horarios de trabajo en Customizing.
Registro de datos en la Gestión de tiempos
Para registrar los horarios de los empleados, como las horas trabajadas, los viajes de negocios, las vacaciones o el horario de trabajo teórico, puede utilizar varios sistemas y métodos como:
- Registro en línea por parte de los encargados de la gestión de tiempos
- Sistemas de registro de tiempos front-end
- Hoja de horas de trabajo (CATS) de SAP
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Aplicaciones Employee Self Service (ESS), aplicaciones de Internet, formularios de workflow o sistemas de pantalla táctil
- Sistemas de cliente con una interfaz para el sistema SAP
Los datos de tiempos, como los indicados anteriormente, se almacenan en infotipos.
Un encargado de la gestión de tiempos registra dichos datos de varias maneras:
Puesto de trabajo Gestión de tiempos: Administración de datos para un grupo de empleados
Actualización de infotipos individuales: Registro y cambio de los datos de las pantallas de infotipo
Entrada rápida de datos: Entrada simultánea de datos de infotipo para varios empleados
Las inscripciones a cursos se registran como registros de presencia en Gestión de tiempos.
Presencias y absentismos
Las presencias de un empleado pueden ser viajes de negocios, participaciones en seminarios, horas trabajadas o impartición de un curso de formación. Introduzca las presencias en TMW con las ID de datos de tiempos pertinentes. La información se almacena en el infotipo Presencias (2002), que está subdividido en varios tipos de presencias (subtipos).
Las horas extra son el tiempo que un empleado trabaja en exceso y más allá de su horario de trabajo teórico estipulado en el plan de horario de trabajo diario. Introduzca las horas extras en TMW como presencias. La Evaluación de tiempos calcula automáticamente las horas extra en base a los tiempos reales completos.
Los absentismos de un empleado pueden incluir vacaciones o enfermedad. Los absentismos se calculan sobre la base del horario de trabajo personal del empleado y se almacenan en el infotipo Absentismos (2001). Este infotipo se subdivide en varios tipos de ausencias (subtipos).
Las presencias y los absentismos pueden ser de menos de un día, de todo un día o de varios días. Esto se determina en el Customizing.
Las presencias y los absentismos se pueden devengar de derechos a vacaciones, conocidos como contingentes. Algunos ejemplos son las vacaciones anuales, las horas extras aprobadas o el derecho a formación adicional. Algunos absentismos y presencias pueden influir en la remuneración de un empleado, otros tienen una función meramente estadística.
Puesto de trabajo Gestión de tiempos
Utilice TMW en SAP para registrar los datos de tiempos de los empleados, como horas de trabajo, viajes de negocios, vacaciones o modificaciones del horario de trabajo teórico.
La vista de calendario en el área de actualización de datos de tiempo de TMW proporciona un resumen gráfico de los datos de tiempo de una persona. Puede utilizar un calendario diario, semanal, mensual y anual.
La vista de calendario permite conseguir una visión general rápida de un período específico. Los colores utilizados para las ID de datos de tiempos permiten diferenciar rápidamente las distintas clases de datos de tiempos.
Desde esta vista también se pueden actualizar datos. Los ID de datos de tiempo con colores aparecen en una barra a la izquierda del calendario, en donde puede arrastrarlos y soltarlos en los días requeridos. Si resultara necesario, puede copiar y pegar las entradas del calendario. Por ejemplo, puede copiar las presencias o absentismos recurrentes en los días correspondientes.
Solicitud de vacaciones de ESS
El punto de partida para una solicitud de vacaciones es el área de página Horario de trabajo. Las aplicaciones se visualizan a la izquierda como vínculos.
Solicitud de vacaciones de ESS: Entrada de datos
En la vista de calendario, introduzca los datos necesarios para la solicitud de vacaciones. Después de haber registrado los datos, se vuelven a visualizar para que los compruebe y los modifique si fuera necesario. Tras la confirmación de los datos, estos se envían al responsable de la autorización para su aprobación. Aparece un mensaje de información de confirmación.
El Resumen de vacaciones ofrece a los empleados información detallada sobre las vacaciones que han solicitado. Los empleados también pueden cancelar sus vacaciones si resultara necesario. Si lo hacen, se desencadena un workflow adicional.
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