Pedidos de compra en SAP ¿Cómo elaborarlos?

 El pedido de compra es el documento que contiene la intención del comprador para adquirir una cierta cantidad de productos o servicios a precios fijados, con un proveedor en concreto. Al aceptar un pedido de compra, el proveedor se compromete a suministrar la cantidad de productos o servicios al comprador a más tardar en la fecha estipulada en el pedido de compra.

Antes del pedido de compra…

 Internamente en la empresa, si se desean notificar necesidades de materiales y/o servicios, así como efectuar seguimiento de estos requerimientos, se pueden crear solicitudes de pedido. Una solicitud de pedido puede ser un paso previo al pedido de compra. Como tal en la solicitud de pedido se está solicitando la autorización para posteriormente realizar el pedido de compra.

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Componentes de un pedido de compra

 Hay dos elementos clave con el pedido de compra: la cabecera y las líneas o posiciones.

La cabecera contiene información importante para todo el documento como el número y nombre del proveedor, así como el número de pedido. En cambio, las líneas indican los materiales o servicios requeridos, un pedido puede contener desde una hasta tantas líneas como sea necesario; y cada una indica el material y la cantidad. Cada línea representa una unidad individual para el aprovisionamiento de materiales o servicios según se trate.

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En SAP, los diferentes tipos de documentos de compras se distinguen unos de otros con una clase de documento. La versión estándar del Sistema SAP incluye varias clases de documentos. También hay la opción para que la empresa pueda definir sus propias clases de documentos.

Planificando las compras

  Con el objetivo de optimizar recursos es sumamente importante planear anticipadamente las necesidades de materiales e insumos dentro de la empresa. Para esto suelen utilizarse acuerdos o contratos con el proveedor donde se establece que materiales requerirá la empresa y cada cuándo deberán ser suministrados durante cierto periodo de tiempo.

En SAP un acuerdo puede ser creado mediante la transacción ME31L, hay que asignar una cuenta, indicar material y cantidad. También es relevante capturar fechas de validez del acuerdo y plazos de entrega, el precio acordado y número de proveedor.

Es posible crear el acuerdo de compras en SAP con referencia a una solicitud de pedido, en la ME31L al tomar la solicitud, ya no tendremos que capturar desde cero, basta con modificar aquellos datos que sea necesario.

Los contratos a diferencia del acuerdo están basados en liberaciones al contrato, ya sea por cantidad total, valor total o compras centralizadas. Se explica a continuación cada uno:

Contrato de cantidad

 Un contrato de cantidad permite adquirir una cierta cantidad materiales o servicios. El tope del contrato es esa cierta cantidad ya previamente pactada, sean por ejemplo 2,000 cajas de cartón o 480 horas en servicios de asesoría administrativa. Tiene la ventaja de que el cliente puede utilizar el servicio o recibir el material sin tener que realizar un nuevo pedido de compra cada vez que los servicios o materiales son requeridos. Como la liberación del contrato ya está contemplada, el pago para el proveedor se gestiona conforme los materiales o servicios se vayan proporcionando y una vez cumplido el contrato, se puede negociar uno nuevo.

Contrato de valor

 En este tipo de contrato se acuerda un monto a pagar como límite por el material o servicio, y el contrato finaliza cuando se han suministrado los materiales o servicios que cubren el monto estipulado. Al igual que el contrato por cantidad ya viene prevista la liberación para que se gestione directamente el pago al proveedor.

Compras centralizadas

 Para obtener máximos beneficios las empresas optan por centralizar sus compras, de modo que ya este proceso se lleva en su matriz u oficina central donde reúne los requerimientos de toda la empresa en su conjunto: plantas, sucursales, oficinas, etc. Con mayor volumen de compra, es factible negociar mejor precio con el proveedor. Se pueden negociar así desde materiales para producción hasta servicios fijos como telefonía.

¿Cómo crear contratos en SAP?

 Para crear contratos en SAP se utilizará la transacción ME31K. Ya el sistema tiene configurados los 3 tipos de contratos anteriormente expuestos por lo que basta con seleccionar el que deseamos:

• WK-Contrato de valor
• MK-Contrato de Cantidad
• DC-Contrato centralizado

Procedimiento de liberación

 Si es conveniente para la empresa, se puede agregar al flujo de compras un procedimiento de liberación, esto consiste en la definición de los códigos para que ciertos documentos del proceso de compras sean autorizados y sigan la secuencia en que se realizarán dichas autorizaciones. No entraremos en detalles de cómo configurar esos códigos, basta con saber que una vez creado el procedimiento de liberación, el documento quedará en espera de una o varias autorizaciones para completar su flujo y pueda ser enviado al proveedor. Estas autorizaciones se ejecutan mediante firmas electrónicas. El procedimiento de liberación se puede aplicar tanto en solicitudes de pedido, pedidos de compra, acuerdos y contratos.

Los tipos de pedidos de compra más relevantes

Compra de producto contra stock

 Los productos se fabrican con base al pedido del cliente. El stock fabricado se asigna específicamente al pedido del cliente y se convierte en parte del stock para pedido de cliente.

Compra de servicios

 La empresa tiene la necesidad de un servicio, por ejemplo, un servicio de limpieza o asesoría para un proyecto. Se puede partir de una solicitud de pedido o bien desde un pedido de compras para requerir el servicio y se inicie el flujo de compras.

Compras imputadas 

 «Es importante mencionar que en la creación del pedido de compra (que se tratará más adelante), se puede asignar una imputación, o en otras palabras un código de cuenta para la afectación contable del material que se va a requerir en el pedido de compra. Esto con el fin de que si el material adquirido, por ejemplo, se utiliza en la producción, sea posible afectar a los costos, o bien el material puede tener un uso distinto que representa un gasto; entonces afectarlo en una cuenta que corresponda a los gastos. También, la asignación de cuenta va a determinar la afectación contable para el pago de la factura que nos emita el proveedor por la adquisición del material.

Conforme a configuración de SAP una vez asignada la cuenta, se tiene que indicar a que categoría de las precargadas en SAP pertenece. Una categoría para SAP es un conjunto de elementos que comparten las mismas características y que al estar clasificadas las cuentas dentro de estas categorías dan estructura a todas las operaciones a realizar en SAP.

Por lo general un material se configura para que afecte a determinada cuenta, ya sea de costo o gasto. Sin embargo, es común que un material se consuma en más de un departamento o área de la empresa, para lo cual se requiere afectación a múltiples cuentas dividiendo en porcentaje lo que impacto en cada área. Ambos escenarios: cuenta individual y cuentas múltiples, pueden trabajarse en SAP.

 Otras funcionalidades de los pedidos de compra

Confirmación del proveedor 

 La confirmación del proveedor se refiere a cuando este comunica al cliente el estatus de un pedido de compra, esto mediante SAP (interna) o en interfaz con otros sistemas no SAP (externa).

Tres clases de confirmaciones 

• Confirmaciones de pedido
• Confirmaciones de carga y transporte
• Avisos de entrega

Referencia del proveedor

 Derivado del flujo de compras, una vez que se recibió el material o servicio a satisfacción del cliente, el cierre del flujo es el pago al proveedor, esto se hace con referencia a documentos generados en SAP.  Es necesario procesar la factura que nos emitió lo que incluye dos fases:

Primera fase procesos de entrada:

• Creación y seguimiento de pedidos como las confirmaciones de pedido.
• Ingresar en sistema la entrada de mercancías y/o servicios
• Procesar las entregas entrantes con la respectiva verificación de que coincida con el pedido origen.
• Procesar el contrato de compra validando la vigencia del contrato contra pedido de compra, así como precios y condiciones establecidos en el contrato.

Segunda fase procesamiento de salida:

• Verificación de que los valores de la factura coincidan contra el pedido de compra correspondiente.
• Procesamiento de contrato de compra, al ingresar la factura, el sistema actualiza el historial de liberación del contrato correspondiente con detalles de la factura del proveedor.
• Proceso de asegurar los fondos para el pago
• Gestión de los pagos, asignar los mismos y afectación en cuentas bancarias
• Afectaciones a contabilidad como arrastre de saldos, informes y reportes que se requieran en esta área.

Número de pieza del fabricante

 Si deseamos asegurar la fuente precisa o la calidad del material que compraremos al proveedor, es posible comunicarle cuál será el fabricante que suministrará el material y el número de pieza que utilizará, así como los centros de fabricación donde se encontrará el material

Dichos datos se envían con el pedido agregando al material de la empresa, el número de pieza del fabricante.

Es importante verificar si se puede pedir una pieza del fabricante determinada y para verificar si se puede utilizar en la empresa, deberá consultarse la lista de piezas del fabricante autorizadas (LPFA). Ésta indica con certeza que fabrica debe abastecer los materiales incluidos en la lista.

Además, es indispensable configurar antes en SAP lo siguiente para poder trabajar con el esquema de número de pieza del fabricante:

• • • Realizar las parametrizaciones (configuración interna) adecuadas a la necesidad de la empresa.
    • Crear registros maestros de materiales.
    • Definir el perfil de número de pieza del fabricante.
    • Crear registros maestros para fabricantes y centros del fabricante.

Creación y mantenimiento de pedidos de compra

 Para crear un pedido de compra se deberán capturar, además de número de material, el número de proveedor, cantidad, precio, plazo y dirección de entrega. Los materiales o servicios se ingresan tipo lista de modo que cada línea corresponde a un material, pudiendo agregar tantas líneas como materiales necesitemos.

Puede ser el caso que no se cuente con número de material, por lo que ingresaremos una descripción detallada del producto o servicio para ubicar el número de material en el listado que tenga cargado SAP.

En SAP utilizaremos la transacción ME21N para crear el pedido de compra. Muy importante en esta transacción, ya debemos tener un número de proveedor el cual nos suministrará el pedido de compra.

También, debemos ingresar número de material, cantidad, precio, plazo y dirección de entrega.

En caso de que no tengamos un número de proveedor o no se tenga definido aún, hay que utilizar la transacción ME25. Así mismo, también hay que capturar entre otros datos el número de material, cantidad, precio, plazo y dirección de entrega. Es recomendable guardar la captura y posteriormente cuando se conozca el número del proveedor asignarlo en el pedido de compra.

¿Cómo modifico el pedido de compra?

 Supongamos que tengo el pedido ya creado, pero ahora requiero una cantidad distinta a la solicitada inicialmente o se modificó el precio. SAP nos permite realizar modificaciones a los pedidos de compra mediante la transacción ME22N.

Es necesario que para realizar la modificación, el pedido de compra se encuentre “limpio”, es decir, no se hayan realizado entradas en los almacenes ni recepción de facturas. Otro punto a considerar, es que las modificaciones deben realizarse a fin de que el pedido y la factura que será emitida por el proveedor coincidan; pues si en un futuro esto no ocurre, puede ocasionar problemas para gestionar el pago al proveedor.

Considerado lo expuesto en el párrafo que precede, podremos modificar o eliminar la línea o líneas que sean necesarias en nuestro pedido; ya que recordemos, que un pedido de compra contiene desde una hasta varias líneas. Realizados los cambios es indispensable guardar para que estos sean considerados en SAP; y muy conveniente la comunicación con el proveedor, para que la factura emitida coincida con estos cambios que realizamos en el pedido de compra.

Puede tenerse la necesidad también de cancelar el pedido de compra; por diversas razones, como por ejemplo, asuntos de calidad. Para este fin, igualmente utilizar la transacción ME22N, sólo considerando que el pedido se encuentre “limpio”, como se comentó previamente, es importante que al hacer esta cancelación se afecten todas las líneas que componen el pedido de compra para bloquearlo.

Impresión del pedido de compra

 Para Imprimir el pedido de compra utilizaremos la transacción ME9F que nos permitirá imprimir el documento en físico por si este se requiere.

 Reportes asociados a pedidos de compra

 Complementando el mantenimiento de pedidos de compra; es muy útil tener visibilidad de todos nuestros pedidos creados, para esto SAP cuenta con varias transacciones, que mencionamos brevemente para conocimiento del lector:

• • • ME2N    Consulta de pedidos de compra por número de documento.
    • ME2L     Consulta de pedidos de compra por número de proveedor.
    • ME2M    Consulta de pedidos de compra por material.
    • ME23N   Consulta de un pedido de compra (Modo individual).
    • ME82      Visualizar documentos de compra archivados

Se puede acceder a cualquiera de estas transacciones desde el campo de comandos de SAP.

 En conclusión, el pedido de compra es seguramente el proceso clave en la administración de materiales. Es de suma importancia pues con el pedido de compra aseguramos suministrar los materiales a la cadena de suministro de manera oportuna, al mejor precio disponible y en tiempo óptimo. También hay que entender todos los aspectos de crear y mantener los pedidos de compra. Asegurando, la utilización de los parámetros correctos, se garantiza el éxito del ciclo de compras, que afecta la administración de materiales y módulos de finanzas que comprenden básicamente los registros contables y pago al proveedor.

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