Gestión de Entregas

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El sistema SAP permite que la gestión de entrega sea un proceso práctico y efectivo, para ello explicamos cómo hacerlo fácil y rápido

Gestión de entregas

 Para comprender la gestión de entregas, entendamos en primer lugar que esta tiene su origen en un pedido de compras. A su vez el proceso de compras comprende un ciclo donde interactúan otras áreas de una empresa como son logística (gestión de inventarios) y finanzas (afectaciones en cuentas de mayor y pagos a proveedores).

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Las primeras 4 fases del ciclo de compras: Manifestar necesidades, Determinación de una fuente de aprovisionamiento, Selección del proveedor y Tratamiento del pedido; tienen relación más directa con las áreas de compras y finanzas.

Siguen 2 fases más que además afectan directamente al área logística y se desarrollan a continuación:

 Seguimiento del pedido

Ya que se tiene el pedido de compra hay que controlar su estado, esto involucra las interrogantes: ¿Ha llegado el material? ¿Lo han facturado? ¿Qué cantidad de material hemos recibido y qué cantidad hemos pedido? Esto se valida en sistema a través del historial del pedido, que es un apartado a modo de pestaña que se observa en el pedido de compras de forma individual es la transacción ME23N. Es importante mencionar que esta pestaña sólo es visible cuando el pedido ya fue tratado para la gestión logística, como por ejemplo se le creó una entrega, o se realizó alguna contabilización en el pedido.

Entrada de mercancías

Cuando el proveedor nos suministra el material requerido, éste debe ser ingresado en alguno de nuestros almacenes. Para ello es necesario recepcionar el material y capturar la nota de entrega de mercancías con un movimiento de entrada.

Ahora que entendemos el flujo de compras y su relación con la entrada de mercancías en logística, se desarrollan enseguida los conceptos logísticos que afectan la entrada y salida de mercancías enfocada en los escenarios de entrada de mercancías por recepción de pedidos de compra y salidas de mercancías por expedición de pedidos de venta. Existen más movimientos para entradas y salidas de mercancías pero que no se trataran de momento en este texto.

Picking 

En el campo logístico, picking se refiere a la preparación de pedidos, es decir tomar los materiales, extrayendo piezas o conjuntos empaquetados de un conjunto mayor en piezas de las que estamos tomando para el pedido.

Fases del picking

Al ser un proceso el picking consta de varias fases que deberán llevarse en orden para garantizar su correcta ejecución y que enlistan a continuación:

• Planificación de reaprovisionamientos para ubicación fija
• Creación e impresión de órdenes de transporte
• Confirmación de órdenes de transporte
• Picking en dos etapas
• Creación y supervisión de transportes
• Impresión de notas de entrega / listas de carga
• Contabilización de la salida de mercancías
• Creación e impresión de documentos de facturación

Picking de unidades de manipulación para entregas

El picking suele realizarse con referencia a entregas. El sistema establece las ubicaciones de picking a través de una estrategia de salida de stock asociada a material.

Las cantidades parciales (materiales o unidades de manipulación inferiores) se trasladan a un container de picking. Este container de picking, a su vez, representa una unidad de manipulación.  Las unidades de manipulación y los materiales pueden tomarse y embalarse en un paso.

Además, es posible reembalar material desde una unidad de manipulación de picking a una unidad de manipulación asignada a una entrega. También, se puede reembalar una unidad de manipulación de picking completa en una unidad de manipulación asignada a una entrega. Otra opción es que las unidades de manipulación de picking se creen automáticamente al generar una orden de transporte o bien crearse manualmente y, posteriormente asignarlas a una orden de transporte. Una orden de transporte puede llevar varias unidades de manipulación de picking. En el momento en el que las unidades de manipulación de picking se ingresan a una orden de transporte, se numeran consecutivamente dentro de la orden de transporte.

Expedición de pedidos: Planificación y control

El proceso de expedición de pedidos (o simplemente llamado «expedición») se ejecuta posterior a la preparación de pedidos o picking.

Pretende cargar físicamente las mercancías ya preparados para suministrar el pedido del cliente, en el medio de transporte establecido por el contrato, y así mismo asegurar la cantidad y calidad de la mercancía.

Este proceso puede tener influir en la satisfacción de los clientes mayormente con inconformidades como en los casos de que no se reciban completas las mercancías o dañadas por temas del transporte.

En el tratamiento de la expedición, todas las decisiones respecto al procedimiento de entrega pueden considerarse al inicio del proceso:

• Teniendo en cuenta los acuerdos empresariales generales con el cliente
• Registrando solicitudes de material especiales
• Definiendo las condiciones de expedición en el pedido de cliente

Como resultado tenemos una planificación eficiente que asegura un proceso de expedición rápido y en su mayor parte automático en el que las modificaciones manuales son únicamente necesarias bajo determinadas circunstancias.

A fin de controlar y perfeccionar el proceso de expedición conviene analizar, entre otros los siguientes factores:

• Entregas pendientes de contabilizar
• Materiales generan más pedidos
• Clientes con mayor venta

Lo esencial para una mejora es tener un enfoque proactivo, anticipándonos a las problemáticas que pueden surgir en la operación. Así mismo el uso del monitor de entregas puede darnos visibilidad para nuestro análisis.

Entrada de mercancías

Para ingresar los stocks de la empresa por recepción de pedidos de compra, básicamente hay dos escenarios: con referencia a pedido en la transacción MIGO y con entrega entrante transacción VL32N.

Con referencia a pedido

Por lo general en este esquema el tratamiento de mercancías en SAP es más simple ya que basta tener el pedido y haber recibido la mercancía en físico para realizar la recepción en sistema, de un solo paso con la transacción MIGO. El uso de este esquema es aplicable a pedidos no planificados por lo cual es conveniente simplificar los procesos de entrada de mercancías. Si se requiere una modificación deberá realizarse esta en el pedido de compra, antes de realizar cualquier contabilización. Una vez que se contabiliza el sistema genera un documento de material que afecta tanto el stock de almacén como la cuenta contable que corresponda. Además, con el documento de material podemos si es necesario, realizar una anulación para corregir errores en la contabilización; usando la misma transacción con que recepcionamos.

Entrega entrante

La entrega entrante es un documento adicional que viene entre el pedido de compras y la entrada de mercancía. A diferencia del esquema anteriormente expuesto, ingresar mercancía con entrega entrante es un proceso más complejo y que involucra mayores controles logísticos.

Estos controles incluyen actividades como el embalaje, el transporte y la entrada de mercancías. La entrega entrante se puede crear manualmente (en la transacción VL31N), por tratamiento colectivo o de manera automática.

La recepción de mercancías por entrega entrante se realiza en dos pasos:

Primeramente, se tiene la confirmación que es la afectación contable en las cuentas de inventario de la empresa y logísticamente repercute con un stock en tránsito; pues esta confirmación generalmente ocurre cuando el proveedor carga el transporte con la mercancía. El segundo momento es cuando ya físicamente llegó la mercancía al almacén, se realiza la recepción en la VL32N. Con esto la entrega queda concluida para el monitor de entregas.

Proceso de entrada de mercancías con entrega entrante

La ventaja principal de usar una entrega entrante en el proceso de entrada de mercancías es que se pueden realizar muchos procesos por adelantado, incluso antes de que la contabilización de entrada de mercancías real ocurra. Se tiene toda la información necesaria de antemano, porque el proveedor le notifica la entrega entrante antes de lo previsto. La entrega entrante describe exactamente qué materiales pueden recibirse, así como el día y la hora.

Las funciones que se encuentran habilitadas en el proceso de entrada de mercancías para entregas entrantes son:

Orden de transporte para la entrega entrante

La entrega entrante es una petición de entrada en stock que se envía al almacén. Puede crearse una orden de transporte para entrada en stock a partir de una entrega entrante.

Información sobre lotes

La partición de lotes que puede realizarse para las entregas de salida también está disponible para las entregas entrantes, ya que los lotes suelen identificarse primero en la entrega entrante.

Gestión de stocks de materiales de embalaje

Se prevé en el uso de unidades de manipulación. Una unidad de manipulación es una unidad física que comprende los materiales de embalaje (portador de carga/material de embalaje) y las mercancías que estos contienen. Toda la información contenida en las posiciones del material, como lotes y números de serie, está siempre disponible en las unidades de manipulación. Estas unidades generalmente traen números de identificación que son escaneables e inequívocos.

Se pueden agrupar varias unidades de manipulación para crear nuevas unidades de manipulación si así se desea.

Entrada de mercancías para entregas entrantes

Debe realizarse en la transacción VL32N, ya que es el escenario previsto en SAP. De usar otra transacción la entrega quedará como abierta (no concluida).

Establecer la confirmación de pedido para la entrega entrante

Puede utilizar esta clave para configurar sus opciones de tal modo que las entregas entrantes planificadas se generen automáticamente con la ejecución de tratamiento colectivo.

Monitor de entrega entrante

Permite visualizar y tratar entregas completas y entregas que todavía están abiertas. El monitor de entregas puede tratar tanto entregas de salida como entrantes, ya que varias funciones se realizan del mismo modo en ambas clases de entregas. Para acceder al monitor de entregas se tiene la transacción VL06O.

Determinación del punto de recepción de mercancías

El sistema determina el punto de recepción de mercancías acorde con el centro receptor y el almacén receptor indicados en la entrega entrante. Pueden definirse varias entradas para el punto de recepción de mercancías y asignar una prioridad a cada una.

Log de datos incompletos

Si el sistema detecta errores mientras se está creando una entrega, los anota en un log y se emite un mensaje avisando de este error.

Modificar documentos

Además de modificar los datos de cabecera y de posición, es posible realizar modificaciones estructurales en las entregas entrantes. Pueden borrarse posiciones individuales de la entrega entrante o agregar a ésta posiciones nuevas que existen en el pedido. Una manera de realizar estas modificaciones en mediante la transacción VL32N en el botón de modificar. Sin embargo, al ser el pedido de compra el documento que antecede a la entrega entrante, esta última en ningún caso puede tener cantidad mayor al pedido o se genera error al ingresar las mercancías.

Flujo de documentos para la entrega entrante

El sistema nos permite observar los diferentes documentos generados antes y después de la entrega, esto puede ser mediante el historial de pedido en la ME23N.

Flujo de procesos

El proceso de entrega entrante inicia cuando las mercancías se ponen a disposición en el puesto de expedición del proveedor y concluye cuando el destinatario de las mercancías hace una contabilización para ingresar las mercancías al almacén.

• Cree un pedido o plan de entregas.

• El sistema puede establecer un punto de recepción de mercancías.

• El sistema crea automáticamente una entrega entrante si recibe un aviso de entrega mediante teleproceso de datos (EDI). Además, puede crear una entrega entrante manualmente si no utiliza el sistema EDI para comunicarse con el proveedor.

• Reembalar las mercancías, si fuera necesario.

• Almacene los materiales creando una orden de transporte en el almacén.

• Contabilice la entrada de mercancías.

Entregas de salida de mercancías

La salida de mercancías permite reducir el nivel de inventario en diversas situaciones entre ellas la expedición de los pedidos a clientes.

Al vender mercancías, el inventario en almacén se reduce automáticamente en SAP. Por ejemplo, si se crea un documento de entrega a partir de un pedido de cliente, el inventario en almacén disminuirá de acuerdo con la cantidad indicada una vez que se añade el documento de entrega.

Para contabilizar y/o modificar entregas de salida de mercancías se debe usar la transacción VL02N

Tanto las entregas de salida/entrante de mercancías son susceptibles de corrección, al anular la contabilización en la transacción VL09. Sin embargo, hay que eliminar el documento de confirmación y el embalaje para poder modificar la entrega en caso de que se requiera.

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