Entrega de Pedidos de Ventas

Las entregas de pedido como proceso fundamental

 Dentro del ciclo de ventas, posterior al primer momento que consiste en realizar la preventa, le siguen 3 fases: procesar pedidos de venta, tramitar envíos/ expediciones y facturar. Un elemento fundamental para realizar estas fases del ciclo de ventas es el documento conocido como entrega de salida. De acuerdo a los diferentes tipos de operaciones el sistema SAP prevé diversos tipos de entregas, por mencionar algunos: entrega de salida (LF), entrega de devoluciones (LR) y entrega de salida sin referencia (LO).

La entrega de salida es un documento que va ligado al pedido de ventas, pero puede ser tratado independiente del pedido. Contiene el detalle por materiales y cantidades entre otros datos que se van  entregar al cliente datos que hereda del pedido de ventas. Al contabilizar la entrega afectamos el estatus de abierto a completado en el pedido de ventas; se disminuyen los stocks del almacén en tiempo real y afectamos también el módulo financiero por registros correspondientes en libro mayor. La entrega es además relevante para la facturación al cliente.

Para procesar una entrega de salida se requiere además un puesto de expedición. El puesto de expedición que utilizará la entrega puede asignarse automáticamente durante la creación del pedido o bien capturar manualmente en el mismo pedido.

¿Y que es un puesto de expedición? Es una entidad de organización independiente donde se efectúa la administración y supervisión de entregas además de la salida de mercancías.

Una forma de crear entregas de salida es mediante la transacción VL01N. Con la creación de una entrega de salida, inician las actividades de expedición (envío de mercancías a la ubicación del cliente), estas actividades incluyen entre otras el picking y la planificación de transporte.

Expuesto lo anterior se desarrollan a continuación las actividades necesarias para el envío de mercancías a la ubicación del cliente (expedición) y, recordemos tienen su base en las entregas de salida.

Picking / packing

En área logística el concepto de picking es de suma importancia ya es base para la preparación de pedidos de venta, haciendo posible el envío a la ubicación del cliente. Consiste en tomar los materiales, extrayendo piezas o conjuntos empaquetados de un conjunto mayor en piezas de las que estamos tomando para el pedido. Incluye una serie de pasos o fases que se tratarán más adelante.

Posterior a tomar los materiales del almacén, estos deben empaquetarse y acomodarse en un portador de carga (pallets, cajas de cartón, entre otros) para poder ser trasladados al cliente, esto se conoce como embalaje (o en inglés packing). Cada unidad física de embalaje se conoce en SAP como unidad de manipulación (HU). Además, son identificables en sistema porque a cada una se le asigna un número de identificación y los datos del peso y volumen.

Al realizar el embalaje tanto manual o automático se asignan posiciones de entrega a las unidades de manipulación y a su vez estas unidades pueden embalarse en materiales de embalaje adicionales por ejemplo un producto que se embala en cajas posterior estas cajas en pallets y los pallets en un contenedor. De esta manera se crean nuevas unidades de manipulación y tenemos un embalaje de varios niveles.

Adicionalmente hay dos maneras de realizar el embalaje en SAP: Manual y automático.

Para poder ejecutar el embalaje se deben configurar en sistema los siguientes puntos:

  • Los materiales de embalaje en SAP (cajas de cartón, pallets) deben crearse en el maestro de materiales como tipo de material «VERP».

  • Deben crearse normas de embalaje. Esto consiste en especificar la cantidad exacta de productos que debe empaquetarse incluyendo los materiales de embalaje. Las normas incluyen también pautas como: cantidades mínimas, como aplicar redondeos de cantidades y normas de embalaje subordinadas (cuando aplica embalaje a varios niveles) Para crear normas se embalaje se usa la transacción POP1 y para asociar las normas al material usar la POF1

  • En parametrizaciones del sistema (customizing) hay que definir para cada tipo de posición de entrega si es o no relevante para el embalaje. Las opciones posibles son: embalaje permitido (por defecto), embalaje no permitido y embalaje obligatorio.

Fases del picking

Se detallan a continuación:

  • Planificación de reaprovisionamientos para ubicación fija

Esta fase está ligada a la gestión de almacenes ya que de ahí se ejecutan  funciones cuyo objetivo es mantener los stocks en nivel óptimo para poder abastecer los requerimientos de clientes. Dentro del sistema de gestión de almacenes hay dos informes que están relacionados con el picking:

  1. Reaprovisionamiento de almacén para ubicaciones fijas(RLLNACH1): Nos muestra qué ubicaciones fijas en el almacén presentan actualmente un stock de picking insuficiente.

  2. Planificación de reaprovisionamientos para ubicación fija(RLLNACH2): Aquí se observan las ubicaciones fijas que no cuentan con suficiente stock de picking para suministrar las entregas programadas a un tiempo y un puesto de expedición determinados y, mostrándonos adicionalmente la planificación para solucionar esta situación. Para ambos casos, el sistema genera necesidades de traslado para reabastecer las ubicaciones fijas con stock suficiente para picking. Lo anterior considerando necesidades de traslado y las órdenes de transporte que existan.

  • Creación e impresión de órdenes de transporte

La orden de transporte es un número único en sistema SAP que se usa para agrupar objetos que serán transportados de una ubicación a otra. Una orden de transporte suele tener alguno de estos dos estatus:

  • Modificable: Es posible aún modificar los datos agregando más materiales.
  • Liberada: Ya no es posible modificarla y se encuentra lista para transportarse de una ubicación a otra.

Las órdenes se pueden crear con referencia a las entregas de salida que derivan del pedido de ventas. Una orden de transporte se puede crear manual o automáticamente. Dos transacciones relevantes para la creación de órdenes de transporte son: LT03 (crear orden de transporte para entrega) y SE01 (Administrar orden de transporte).

Las órdenes de transporte se imprimen ya que son de utilidad para identificar y trasladar stock de una ubicación a otra en almacenes, ejecutar el picking y realizar los preparativos para la de expedición de materiales.

Según las configuraciones del customizing, usualmente el sistema imprime órdenes de transporte automáticamente durante su creación. No obstante, se pueden imprimir manualmente con el uso de la transacción LT31.

En el caso de tener establecidos inventarios permanentes con la salida de stocks, la orden de transporte se convierte en un documento de inventario y el sistema indica que es un documento relevante para inventarios.

  • Confirmación de órdenes de transporte

Cuando se confirma una orden de transporte, estamos informando al sistema que ésta se ha tratado y se ha concluido el picking y carga de los materiales en el transporte físico que los llevará a su destino. Este paso se vuelve prerrequisito para que la entrega de salida pueda ser contabilizada y se descuente el stock en almacén. Las órdenes de transporte se pueden liberar manualmente en la transacción LT12 y también está contemplado el modo automático.

  • Picking en dos etapas

Incluye dos fases independientes. En primer lugar, se realiza el picking por el total de materiales requeridos para suministrar los pedidos. Posteriormente se dividen los materiales para asignarlos a cada pedido de venta.

  • Creación y supervisión de transportes

Ya en un punto previo se trató la creación de órdenes de transporte, siguiendo este tema tenemos que es importante verificar que los transportes creados sean concluidos para que pueda seguirse el flujo de expedición de materiales sin problemas.

  • Impresión de notas de entrega / listas de carga

Es de suma utilidad imprimir el listado de las cargas al momento de realizar el picking ya que nos da una visibilidad práctica de los materiales y cantidades que debemos tomar para las cargas.

En la versión estándar del sistema SAP, los parámetros de impresión para la lista de carga se ejecutan con el uso de un registro de condición o, si no existe ningún registro de condición, puede llamarse la función mediante el puesto de expedición que corresponda a la cabecera de documento.

  • Contabilización de la salida de mercancías

Para el caso de entrega de salida por pedido de venta, una vez confirmado el transporte se procede a contabilizar lo que implica; que el inventario en almacén disminuirá en tiempo real de acuerdo con la cantidad indicada en la entrega. Para contabilizar y/o modificar entregas de salida de mercancías se debe usar la transacción VL02N.

  • Creación e impresión de documentos de facturación

Posteriormente o en el momento de que se contabiliza la entrega de mercancías (esto depende del tipo de pedido de ventas) se generará la factura al cliente. Para esto es usual utilizar la transacción VF01. Si se imprime la factura en el momento de contabilizar la entrega, es factible enviarla en físico junto las mercancías.

Otra variante hoy en día es configurar en el sistema el envío automático de facturas por correo electrónico del cliente. Es relevante en este caso asegurarnos que el cliente tenga una dirección de correo electrónico en el registro maestro de clientes.

Monitor de entregas

Permite visualizar entregas completas (contabilizadas) y tratar entregas que todavía están abiertas (no contabilizadas). Para acceder al monitor de entregas se tiene la transacción VL06O.

Es posible ubicar las entregas por filtros en base a una fecha o periodo, cliente, tipo de entrega, la salida real de mercancías y picking entre otros.

 Funciones especiales

 Las entregas pueden tener determinadas características que pueden ser auxiliares para el mejor manejo y control de los materiales. Generalmente estas características se establecen desde el registro maestro de materiales, a continuación se exponen las más relevantes:

Lotes

El lote se usa para el control de la calidad de los materiales, si gestionamos nuestros stocks por lotes al generar un pedido de venta se transmitirá la información del lote a la entrega de salida.

Números de serie

Hay productos donde es necesario llevar un control por número de serie (por ejemplo computadoras). Al asignar número de serie se puede supervisar el movimiento individual e identificar los productos que requieran servicios de garantía o reparación. Los números de serie se pueden definir en el pedido o en la entrega. Además es posible, que el sistema genere automáticamente los números de serie.

Cálculo de precios en la entrega de salida

Se pueden incluir en el precio de las mercancías los gastos de transporte u otros conceptos. En un primer momento en el pedido de ventas tenemos el precio neto de la mercancías (valor de las mercancías menos reducciones como descuentos), se incluyen también los impuestos aplicables. Al tratar la entrega de salida pueden sumarse los gastos de transporte. De este modo una vez que se genere la factura se incluirán todos los conceptos del pedido de ventas y entrega de salida.

Partición de una entrega existente

Suele ocurrir que por cuestión de capacidad en los transportes no es posible cargar las mercancías con la cantidad completa que solicita el cliente. Por lo cual, la entrega se subdivide, para realizar esto se considera una lista o ciertas posiciones de la entrega de salida, o bien cantidades parciales de varias posiciones de una entrega existente.

Para ejecutar la partición se usa la transacción VLSP. Al partir una entrega, se generan una o varias entregas nuevas denominadas «resultados», y el sobrante se conoce como «cantidad restante». Para que la partición de una entrega pueda realizarse debe estar configurado un perfil para la partición que se establece a la clase de entrega.

A fin de evitar confusiones es importante diferenciar entre una partición de entrega como resultados y una partición de entregas (o split de entrega) originado por criterios de diferentes entregas (por ejemplo puestos de expedición y destinatarios de mercancía diferentes).

En cuanto al split de entrega va relacionado con la facturación. De manera estándar el sistema SAP atribuye una serie de criterios de agregación que establecen que diferentes documentos de venta generen una sola factura. Estos son:

  • Datos de cabecera iguales: Si dos documentos de venta tienen la misma condición de pago o la misma vía de pago tendrán una sola factura.

  • Interlocutores de cabecera iguales. Siendo igual el cliente, así como el responsable de pago y responsable de facturación se generará una sola factura.

Sin embargo al modificar alguno de estos datos automáticamente tendremos un split, es decir, no se obtendrá una sola factura sino que cada pedido de venta generará su factura correspondiente.

Es factible además realizar personalizaciones en este aspecto con criterios de acuerdo a las necesidades de la empresa para generar particiones propias para la facturación

 

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