Pedidos de venta

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Qué son los pedidos de venta

El motor de cualquier empresa son las ventas, pues de estas se generan las ganancias y recursos para que la empresa continúe operando y creciendo. En SAP el módulo Sales and Distribution (SD) comprende todas las operaciones de ventas y su interacción con otros módulos de SAP. Principalmente enlaza con el módulo de Gestión de Materiales (MM) pues de este requiere información valiosa sobre la existencia de los materiales a comercializar. Así mismo requiere del módulo de Finanzas (FI) ya que de aquí obtiene información sobre el estado de cuenta del cliente.

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Al igual que las compras, las ventas tienen un ciclo propio con varias fases que deben considerarse para la ejecución exitosa de las actividades comerciales.

El ciclo de ventas se integra por cada uno de los siguientes procesos en SAP:

• Operaciones de preventa
• Procesar pedidos de venta
• Tramitar envíos y expediciones
• Facturar

Detallando estas fases tenemos, que la preventa es la oferta de los productos y/o servicios realizada al cliente a través de diversos canales de distribución, pues cada giro comercial tiene sus particularidades. Por ejemplo no es lo mismo vender zapatos a vender quesos.

Posteriormente ya que el cliente conoce nuestra oferta de servicios o productos, en algún momento los solicitará a la empresa y recibiremos un pedido del cliente. Este pedido de venta será tratado por las áreas involucradas internamente; para continuar con el siguiente paso que es surtir el producto mediante el envío físico a la ubicación del cliente. O bien en el caso de un servicio proporcionar este al cliente.  Lo anterior conforme las características, condiciones y tiempos propuestos desde la preventa y confirmados en el pedido de venta.

Ya sea de manera conjunta con el envío o expedición de producto y/o servicio, o bien posteriormente se realiza la factura que nos indica el detalle de lo que se vendió al cliente y el importe cobrado y desglose de impuestos; cerrando con este último paso el ciclo de ventas.

En el ambiente SAP los procesos descritos generan los siguientes documentos:

Oferta de ventas 

En la preventa es el documento con el que hacemos llegar al cliente el valor de los materiales que requiere.

Pedido de venta

Documento donde el cliente nos confirma que va adquirir los materiales y las cantidades que se indican en dicho documento, a un valor previamente ya acordado en los tiempos y condiciones establecidas. Este pedido se puede generar en automático desde la oferta de ventas o bien de forma manual.

Entrega

Enfocándonos en materiales físicos (productos) una vez que confirmamos existencias en el almacén se crea un documento para SAP que es la entrega. Con este documento se confirma la reserva del material (que ya viene desde el pedido) para posteriormente una vez realizado el envío o expedición a la ubicación del cliente; se descuenta del almacén en tiempo real.

Factura

La factura es el documento donde se le solicita al cliente el pago de los materiales o servicios que se han enviado. Es el documento más importante de todo el ciclo ya que conlleva implicaciones legales.

En este post particularmente desarrollaremos los pedidos de venta.

Consideraciones

 A fin de evitar errores durante la creación de pedidos de ventas o en alguna fase posterior del ciclo de ventas, debemos asegurar la correcta creación y configuración de datos maestros. Estos datos comprenden:

• Datos maestros de clientes principalmente funciones de interlocutor, dirección para recibir factura y envío, condiciones de pago y medios de reclamación.

• Datos maestros de materiales.

Tipos de pedidos de venta

El sistema SAP ya tiene predefinidas clases de pedidos de venta, cada clase tiene determinados usos y características. Incluso es posible adecuar esas clases a las necesidades de la empresa o crear nuevas clases. Se indican a continuación las más relevantes:

Pedido tipo BV.  Comprende una venta de contado, donde la entrega y factura son generadas al momento que el cliente recibe los materiales.

Pedido tipo SO. Igual al anterior al generar el pedido, se genera también la entrega. Sin embargo la factura se generará después.

Pedido tipo TA.  Es un pedido estándar de los más usados. Al generar el pedido se toma la información del material que requiere el cliente, Tanto entrega y factura se generan posteriormente.

Pedido tipo KB. El sistema SAP contempla este tipo de pedido para la gestión de materiales en consignación específicamente para el surtido o resurtido al consignatario.

Pedido tipo KE. Este es otro tipo de pedido para consignación, en específico es para la toma de materiales en consignación para venta.

Pedido tipo KR. Su uso es para retornar a la empresa los materiales en consignación

Pedido tipo FD. Se entregan materiales sin costo en fechas fijas. Puede emplearse para entregar productos promocionados o incentivos a los clientes, sin perder de vista el control de stocks en almacenes.

Estructura de los pedidos de venta

Los pedidos de venta constan de una estructura a tres niveles que va de lo general a lo particular y a su vez cada nivel tiene “pestañas” o “etiquetas” que nos muestran datos contenidos en el pedido. A continuación se explican los distintos niveles y las pestañas que lo integran:

Resumen

Vista general del pedido que nos indica los datos respecto a los materiales que se vendieron y a que cliente, los datos la confirmación para toma de inventarios, información de expedición (carga/salida para ubicación del cliente); así como en caso de que aplique el motivo por el que se canceló el pedido. Todo esto se muestra en las pestañas: venta, resumen de posiciones, solicitante, aprovisionamiento, expedición y motivo de rechazo respectivamente.

Cabecera 

Incluye datos que comparten todas las posiciones del pedido, entre ellos datos del cliente, grupo de cuentas para libro mayor que se van a afectar por el registro de la venta, datos para la facturación, condiciones de pago negociadas con el cliente e impuestos a trasladar, estatus de surtido global del pedido y notas adicionales que puedan aplicar. Entre otras las pestañas relevantes para esta información tenemos: venta, expedición, factura, contabilidad, condiciones, imputación,  interlocutor, textos, datos del pedido, estatus, datos adicionales A y B.

Posición

Contiene pestañas muy similares al nivel cabecera, sólo que en este nivel los datos son detallados por cada línea del pedido o posición como por ejemplo la lista de precios para cada material en específico. La pestaña reparto que sólo encontramos a nivel posición nos indica por material como se subdividió la entrega requerida por el cliente. Las pestañas más relevantes para este nivel son: venta A y B, expedición, factura, condiciones, imputación, repartos, interlocutor, textos, datos del pedido, status, estructura, datos adicionales A y B.

Crear pedidos de venta 

Para crear un pedido de ventas utilizaremos la transacción VA01. Se indican en los siguientes párrafos de forma general como ingresar un pedido de ventas:

En la pantalla inicial capturaremos el tipo de pedido así como los datos de la organización de ventas, canal de distribución y sector. Una vez ingresada esta información capturaremos datos más específicos como el solicitante o destinatario de mercancías, los números de material y cantidades.

Es posible indicar desde el pedido de ventas la propuesta de embalaje para los materiales a surtir en el pedido. Esta información se copia a la entrega cuando esta se genera y puede modificarse si es necesario.

Administrar pedidos de venta

Cuando ya tenemos generado el pedido de venta podemos posteriormente tener la necesidad de realizar un cambio al mismo, por ejemplo el cliente desea agregar más cantidad de un material. Esta y otras modificaciones necesarias se realizan en la transacción VA02.

Para visualizar los pedidos de venta individualmente tenemos la transacción VA03.

Si requerimos visualizar un listado de pedidos podemos utilizar la transacción VA05, nos permite realizar filtro a nivel material y solicitante e indicar el periodo de fecha que necesitamos consultar. Muy útil en esta transacción también que podemos además de los filtros mencionados, filtrar solo los pedidos pendientes (que no han sido surtidos) o todos los pedidos.

Bloquear pedidos de venta 

Es posible bloquear pedidos de venta considerando dos fases del ciclo de ventas, como se explica a continuación:

Bloqueo para expedición

Al realizar este bloqueo el sistema no le permitirá generar entrega para realizar la carga del producto desde el almacén hasta la ubicación del cliente.

Bloqueo para facturación

No será posible generar la factura para un pedido que tenga este tipo de bloqueo.

También el sistema permite bloquear ciertos tipos de pedidos de ventas para  deudores específicos, evitando así la creación de determinados tipos de pedidos para un cliente en particular. Para realizar este tipo de bloqueo es requerido realizar la configuración en los parámetros de sistema, específicamente en el dato maestro del cliente.

Niveles de bloqueo

En el caso del bloqueo para expedición se puede bloquear a nivel cabecera, por posiciones individuales y repartos.

Para el bloqueo de factura se puede definir a nivel cabecera y a nivel de posiciones individuales.

Elementos especiales en pedidos de venta

Adicional al tratamiento de pedidos de venta en SAP expuesto en párrafos anteriores, es posible implementar procesos empresariales especializados a las necesidades de la empresa como por ejemplo, productos configurables, operaciones con terceros y el tratamiento de posiciones. Se describen a continuación algunos de ellos:

Envase/embalaje en préstamo 

El envase/embalaje en préstamo lo conforman materiales que se encuentran en la ubicación del cliente, pero son propiedad de la empresa. Los materiales más comunes con esta característica de préstamo al cliente son envase de vidrio retornables (industrias de envasado de bebidas) y pallets.

Es importante para este tipo de materiales administrarlos en un almacén identificado y separado en sistema del resto de los stocks de modo que podamos ver claramente lo que se tiene en préstamo. Así mismo hay que segmentar del total de préstamos lo que se tiene con cada cliente para un control y cobranza efectiva cuando aplique.

El sistema SAP prevé en el módulo de materiales este tipo de stocks como un stock especial y se asigna a clientes específicos. Para que esto, sólo hay que establecer la configuración adecuada en el registro maestro de materiales y también en el proveedor mediante funciones de interlocutor definir un responsable de stock especial.

Para la gestión de materiales de envase/embalaje a préstamo pueden presentarse dos situaciones:

Retorno de envases/embalajes en préstamo

Una vez establecidas las configuraciones correctas para un material de envase/embalaje en préstamo, al realizar la venta de un producto que va con estos materiales el sistema solicitará el retorno de los materiales de envase/embalaje vacíos (por ejemplo botellas de vidrio). Si el cliente retorna los materiales en sistema se realiza el registro del ingreso pero considerando que también tenemos salida de los materiales de envase/embalaje las existencias de stock deberían permanecen igual. Lo anterior considerando que entraron y salieron las mismas cantidades. Además en el registro de movimientos del cliente para estos materiales quedarán asentados dichos movimientos. Los registros de materiales de envase/embalaje no se consideran relevantes para facturación en este caso.

Cobro por envases/embalajes no devueltos

Supongamos que al momento de la venta de productos que contienen materiales de envase/embalaje el cliente no cuenta con los materiales completos para retornar ya sea porque el cliente decide quedarse esos materiales, el cliente los prestó a un tercero o bien los materiales están dañados (botellas rotas). En cualquiera de estas situaciones o alguna otra que tenga como resultado el no retorno de materiales se suele realizar el cobro correspondiente al cliente lo cual repercute en una factura y se descontará del stock de la empresa y del registro del cliente los materiales facturados.

Productos configurables

Materiales que se pueden representar de diversas formas, por ejemplo un pantalón puede tenerse en distintos colores (rojo, azul y blanco).

Este escenario de material sólo se admite en materiales de abastecimiento interno (producción). Para trabajar con este tipo de materiales debe configurarse desde el registro de materiales, SAP prevé este el tipo KMAT para este tipo de productos.

Tratamiento de posiciones

Los tipos de posiciones permiten definir funciones de control adicionales a los pedidos de ventas, ajustándose a los distintos escenarios de las operaciones comerciales, ya que por ejemplo en una misma operación de ventas puedo tener materiales valorados y materiales que no llevan un costo. De acuerdo al tipo de pedido de ventas se permiten determinados tipos de posición.

 Operaciones con terceros

 La empresa no suministra el pedido de ventas al cliente sino que transmite el pedido un tercero (que es proveedor de la empresa), quien posteriormente suministrará los materiales directamente al cliente y facturará a la empresa, y a su vez la empresa facturará al cliente.

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