SAP PS: Project Systems. Gestiona proyectos de gran envergadura

El software SAP ofrece una herramienta fundamental para las grandes empresas. El módulo SAP PS está diseñado para las compañías cuya actividad está involucrada con proyectos de gran magnitud. Es decir, aquellas que manejan presupuestos de importante envergadura o proyectos divididos en varias fases. Con este módulo del SAP es posible gestionar con éxito los proyectos de una gran empresa.

Al final del post indicamos varios libros de SAP PS (Project Systems) para profundizar más en el módulo, a un nivel de consultor funcional; dando indicaciones de las diferentes funcionalidades existentes, y  con guía de customizing del sistema.

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PS-BD: Datos Básicos

El sistema SAP está integrado por diferentes secciones en cada módulo que permiten organizar sus funciones. En el caso de los datos básicos, nos referimos a un campo muy necesario antes de iniciar cualquier proyecto. Es así porque el SAP PS solo podrá activarse y permitir una buena gerencia del proyecto si se encuentra bien respaldado de data clave.

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Dentro de estos datos básicos se encuentra la información completa y necesaria del cliente. Las jerarquías que se tienen dentro de la estructura de la empresa también es otro factor importante. Así mismo, los diferentes departamentos o áreas de la empresa juegan un papel clave en los datos. El propósito es poder delegar las asignaciones a quienes deben atenderlas.

Un buen manejo de los datos elementales es el fundamento para una planificación adecuada. La falta de datos puede afectar las estimaciones de fechas de culminación, y otros aspectos. De hecho, al ingresar esta base de datos se puede iniciar el proceso de planificación de un proyecto.

PS-OS: Planificación del proyecto

Una de las razones fundamentales para usar esta sección del módulo PS es poder gerenciar un proyecto en todos los niveles. En SAP un proyecto es el conjunto de tareas que deben realizarse a solicitud de un cliente. Por ello, inician con la aceptación de una propuesta por parte del cliente. A partir de allí, se debe establecer un plan de trabajo que especifica las diferentes áreas involucradas. Además, los recursos y costes que se estarán utilizando.

Los elementos PEP son una herramienta útil en esta gerencia. Al aplicarlos, se puede establecer una estructura jerárquica con los diferentes niveles que se involucrarán. Se hace especialmente, indicando fecha de inicio y fin, planificación del trabajo, los controles a aplicar y el manejo de los costes. Utilizar los elementos PEP en este módulo son el fundamento de la planificación.

En esta sección se permite seleccionar el tipo de proyecto, según el sector que se activa. A partir de allí, se puede establecer el o los responsables de determinada tarea. Se indican las fechas de duración de cada actividad asignada a un área. Todo este grupo de funciones es lo que favorece una buena gerencia con dominio de todo el proyecto.

PS-PLN: Plan de Costes

El objetivo de usar el plan es señalar los costes que se estiman incurrir durante el proyecto. A lo largo de este se deben establecer objetivos claros en cuanto a la cantidad de recursos a utilizar. Todo esto se debe evaluar para adatarlo a la etapa en que se encuentre el proyecto.

Por lo general, se indica la estimación inicial de los costes destinados a la orden en desarrollo. Esta es la manera de especificar el presupuesto que abarcaría todo el proceso. A partir de allí, se puede mantener un seguimiento más de cerca a todos los movimientos que se hagan. Así mismo, se logran detectar de inmediato las desviaciones que estarían afectando. Durante el proceso se puede actualizar el presupuesto utilizando suplementos o devoluciones.

En esta sección, el SAP PS va de la mano con otros módulos como el financiero, producción y materiales. Son necesarios, pues los campos de producción y materiales inciden en los recursos utilizados, y estos se reflejan en costes. Además, cualquier gestión en finanzas, como, el pago de facturas, también se verá reflejada allí.

PS-APM Proceso de Aprobación

La aprobación del proceso que se realiza es un punto necesario a lo largo del avance de la obra. Originalmente, se debe establecer el presupuesto, y este debe ser aprobado por una línea gerencial de ese nivel. Para realizarlo, debe estar completa la base de datos del proyecto, desde el inicio estimado, hasta su final.

A lo largo de la ejecución de la orden de trabajo, se consiguen varios procesos que influirán en los costes. Estos pueden ser de la gestión de materiales, o de la aplicación de alguna compra y pago de facturas. Para todos estos casos, se coloca un nivel de autoridad encargado de aprobar en sistema SAP cada uno de los procesos. Esta jerarquía garantiza la aceptación de los recursos que de verdad se ameritan en el proyecto.

PS-EXE Seguimiento y Progreso del Proyecto

El módulo SAP PS ofrece la oportunidad de observar el desenvolvimiento del proyecto en forma activa. Todos los procesos que se realizan en el sistema que influyen en los costes y los avances, se reflejan de inmediato. Es por ello, que se logra mantener un seguimiento y control directo del progreso de las tareas.

La manera de realizar este seguimiento es mediante algunas transacciones del módulo. Ellas dirigen hacia preparar algunos informes que reflejan los resultados obtenidos, el avance en grafos sobre los tiempos y los costes establecidos en plan y el real. Un gerente puede observar y detectar si es necesario realizar algún ajuste al proceso.

PS-IS Sistema de Información

Esta función del SAP PS es muy útil para establecer comparaciones y análisis. En ella se pueden supervisar los datos maestros de los proyectos. Es decir, se permite analizar un proyecto específico, alguna sección de un proyecto, o varios al mismo tiempo. A partir de esto, se crean diferentes informes que facilitan grados de detalles para medir los resultados.

Al aplicar el sistema de información se recopila información de la empresa y sus actividades útiles para gerenciar futuros proyectos. La manera de descargar informes es adaptable a las necesidades del momento. Se pueden establecer según información específica o según tareas realizadas en forma separada.

Los informes se pueden descargar en tres categorías. La primera son los informes técnicos, que abarcan las redes, textos y materiales del proyecto. Los informes comerciales, que permiten conocer los valores reales, los costes y los ingresos. Y los informes de recursos que reflejan las capacidades de la empresa.

Libros de SAP PS (Project Systems)

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